Mehr Professionalität als Kleinunternehmer/in – so geht‘s [Sponsored Post]

Genug vom Chef, genug von geregelten Arbeitszeiten und vor allem, genug von einer Arbeit, die man nicht ausstehen kann. Der Businessplan steht, die Kündigung wurde eingereicht und das Unternehmen ist beim Finanzamt angemeldet. Der erste Schritt in die Selbständigkeit, in ein neues Leben ist getan. Der Weg ist frei und das Abenteuer ruft.

Sein eigenes Unternehmen zu haben, ist vergleichbar mit einer Achterbahnfahrt. Mal ganz oben, mal ganz unten und man weiß nie, was einem hinter der nächsten Kurve erwartet. Du kannst dich manchmal als Kleinunternehmer/in, im wahrsten Sinne des Wortes, ‚klein‘ fühlen. Die Konkurrenz ist überall, hat wahrscheinlich schon jahrelang Erfahrung in deiner Branche, und vor allem große Unternehmen könnten dich und deine Arbeit in den Schatten stellen. Klar, Unsicherheiten sind da.

Doch das soll dich nicht davon abbringen, deinen Traum zu leben. Denn du hast etwas, dass sie nicht haben: dich! Zieh dir dein Ding durch, sei authentisch und gib dein Bestes!

Professionalität für dich als Kleinunternehmer/in bedeutet:

• Mit Ehrlichkeit zu punkten
• Mit Angeboten zu überzeugen
• Vertrauen aufzubauen
• Know-How mit korrekten Rechnungen zu zeigen

Punkte mit professioneller Ehrlichkeit

Solo-Selbständige oder Gründer eines kleinen Unternehmens wollen oft größer wirken, als sie eigentlich sind. Man befürchtet, zwischen all den großen Unternehmen sonst nicht wahrgenommen zu werden. Doch das ‚Größer-Machen‘ ist nicht nötig und könnte dir und deinem Business sogar schaden.

Zeige wer du bist. Zeige wer deine Mitarbeiter sind. Zeige wie du arbeitest. Verstecke dich nicht hinter einem unpersönlichen Unternehmensnamen. Habe keine Angst, als Solo-Unternehmer/in oder Kleinunternehmer/in nicht ernst genommen zu werden.

Kleine Unternehmen vergessen oft, dass sie großen Unternehmen gegenüber erhebliche Vorteile haben, und zwar Flexibilität, Persönlichkeit und preislichen Spielraum.

Flexibilität

Große Unternehmen unterliegen oft festgeregelten Prozessen und Schemen. Von der Angebotserstellung bis zum abgestimmten Auftrag kann es oft ganz schön lange dauern. Pläne müssen von mehreren Instanzen abgesegnet werden und der bürokratische Aufwand braucht Zeit.

Als Kleinunternehmer/in solltest du versuchen, die Prozesse in deinem Business so einfach wie möglich zu halten. Sei flexibel, dränge deinen Mitarbeitern keinen unnötigen Papierkram auf und gib ihnen genügend Verantwortung und Entscheidungsfreiheit. Das spart dir Zeit und Energie und lässt dein Unternehmen effizienter arbeiten. Deine Kunden freuen sich auch, wenn Aufträge schneller abgewickelt werden.

Persönlichkeit

Dein Unternehmen existiert noch nicht lange, oder du bist erst seit Kurzem selbständig? Das ist OK. Jeder hat mal klein angefangen und du bist gerade auf dem Weg, dir als Experte einen Namen zu machen. Bevor du dich in den ‚echten‘ Unternehmer-Dschungel begibst, könntest du kleinere Projekte für Freunde und Bekannte machen. Diese können dir auch dabei helfen deine Bekanntheit zu steigern und dich an deren Freunde und Bekannte weiterempfehlen.

Du magst zwar weniger Erfahrung als deine Konkurrenz haben, aber du bist auch einzigartig. Vielleicht hast du außergewöhnliche Ideen, oder einen innovativen Zugang zu deiner Nische. Sei dir deiner Qualitäten bewusst und vermarkte sie bestmöglich. Und das Wichtigste: Bleibe authentisch.

Preislicher Spielraum

Große Unternehmen können Synergien nutzen und dadurch den Preis ganz schön drücken. Was sie jedoch nicht nutzen können ist die Kleinunternehmerregelung. Wenn dein Umsatz im vorrangegangenen Jahr unter 17.500 Euro lag und dein Umsatz im aktuellen Geschäftsjahr nicht 50,000 Euro übersteigen wird, kannst du deine Angebote ohne Umsatzsteuer anbieten und somit preislich durchaus Konkurrenz machen.

Doch selbst wenn du deine Produkte und Dienstleistungen mit USt. berechnest, kannst du trotzdem noch mit Flexibilität punkten. Lass dich nicht von herkömmlichen Vorgehensweisen beeinflussen. Du bist dein eigener Boss und bestimmst, wie du deine Deals gestalten möchtest.

Überzeuge mit professionellen Angeboten

Die ersten Anfragen zu deinen Produkten und Dienstleistungen trudeln ein und du findest dich in der Situation wieder, deine ersten Angebote zu schreiben.

Ein Tipp, der dir viel Zeit und Frustration erspart: Weniger ist mehr!

Maßgeschneiderte Angebote sind wichtig

Es ist verständlich, dass du begeistert bist und einen Kunden so schnell wie möglich an Land ziehen möchtest. Aber überstürze nichts. Sende deinem potenziellen Kunden kein Standard-Angebot mit deinem gesamten Repertoire, in der Hoffnung, dass der eine oder andere Punkt ansprechend klingt. Vereinbare lieber ein persönliches Treffen oder rufe den Interessenten an und finde heraus, was genau er sich vorstellt.

Was braucht dein Kunde? Wie kannst du ihm bestmöglich helfen? Lass dir dabei Zeit. Erst wenn du das herausgefunden hast, solltest du ihm ein maßgeschneidertes Angebot vorlegen. Nicht früher. Individualität und Persönlichkeit werden geschätzt und zeigen deinem Gegenüber, dass dir die Zusammenarbeit wichtig ist, und dass du deine Arbeit durchdenkst.

Aussehen ist nicht alles, aber viel

‚Das Auge isst mit‘. Mit einem schlampigen Angebot, ohne ansprechendes Layout und Design kann der Inhalt noch so gut sein: Es hinterlässt einfach einen schlechten Eindruck.

Word und Excel sind dabei altbekannte Helfer. Die Handhabung ist jedoch eher umständlich. Kundendaten müssen separat gespeichert und jedes neue Angebot muss mit neuen Daten ausgefüllt werden. Doch das geht auch einfacher mit online Rechnungsprogrammen wie z.B. von Zervant.

Mit Zervant Online Rechnungsprogramm kannst du eine übersichtliche Kundendatenbank führen, sowie Angebote und Rechnungen mit nur ein paar wenigen Klicks erstellen. Du verschwendest keine Zeit mehr mit unnötigem Ausfüllen von Dokumenten. Versende dein Angebot bequem per Mail oder drucke es aus und überreiche es deinem Kunden.

Baue Vertrauen auf mit professioneller Dokumentation

Dein Angebot konnte überzeugen und du hast einen Deal in der Tasche. Jetzt geht es an’s Eingemachte! Das neue Projekt ruft und du musst deinem Kunden zeigen, dass du sein Geld Wert bist. Achte darauf, Fortschritte und gemachte Arbeit genau zu dokumentieren. Zeige Transparenz und halte deine Kunden auf dem Laufenden über den Fortgang ihrer Aufträge.

Das kannst du einfach mit einem Arbeitstagebuch in Excel machen. Schwieriger wird die Sache dann, wenn du nicht alleine, sondern im Team an einem Projekt arbeitest und jeder Mitarbeiter einen Teil dazu beiträgt.

Um alle Arbeitszeiten ordnungsgemäß aufzuzeichnen und dabei nicht den Überblick zu verlieren, empfiehlt es sich auf ein Zeiterfassungssystem für dich und dein Team zurückzugreifen. Zervant online Rechnungsprogramm verfügt über eine integrierte Projekt- und Zeiterfassung, die die Zusammenarbeit im Team erheblich erleichtert. Jedes Mitglied kann sich mit seinem eigenen Konto einloggen und Arbeitszeiten für Projekte aufzeichnen.

Flexibilität und Mobilität sind wichtig. Zervant ermöglicht es dir und deinen Mitarbeitern von überall, mit der Online-Software und Apps, Arbeitszeiten zu erfassen und Projekte zu verwalten.

Nicht nur das, erfasste Arbeitszeiten können direkt in eine neue Rechnung übernommen und dem Kunden ausgestellt werden – ohne extra Aufwand. Tatsache ist, mit einer sauberen Dokumentation kannst du Deadlines besser einhalten und zusätzlichen Arbeitsaufwand vermeiden.

Zeige Know-How mit professionellen Rechnungen

Das Schreiben von korrekten und professionellen Rechnungen ist für viele eine eigene Wissenschaft.

Für dich als Kleinunternehmer/in sind vor allem die formelle Korrektheit und Beachtung aller gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben wichtig. Das Letzte, das du möchtest ist dir und deinem Kunden Ärger zu bereiten, weil die Rechnung formelle Mängel aufweist.

Zu den Pflichtangaben auf Rechnungen gehören:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmen
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (bei Rechnungen über 150 Euro)
• USt.-ID (bei Rechnungen über 150 Euro)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag
• Steuersatz (wenn du Kleinunternehmer/in bist und keine USt. auf deinen Rechnungen ausweist, bist du verpflichtet den Zusatz ‚Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG )
• Tag/Zeitraum der Lieferung oder Leistung (bei Rechnungen über 150 Euro)

Solange alle Pflichtangaben auf deinen Rechnungen zu finden sind, kannst du das Design und Layout frei gestalten. Wichtig ist, dass du den Überblick deiner Rechnungen bewahrst, denn du willst ja auch für deine Arbeit bezahlt werden. Wie bei den Angeboten, kannst du auch Rechnungen mit Excel und Word erstellen.

Einfacher und übersichtlicher geht es jedoch mit professionellen Rechnungsprogrammen. Mit Zervant kannst du online Rechnungen und Belege schreiben und verwalten. Der Vorteil mit einem Rechnungsprogramm ist, dass du einen Überblick über bereits bezahlte und noch nicht bezahlte Rechnungen hast.

Zervant erinnert dich automatisch, wenn eine Rechnung fällig ist. Mit dem Versand von Zahlungserinnerungen kannst du deine Kunden auf unbezahlte Rechnungen aufmerksam machen. Falls du einfach mal hineinschnuppern möchtest, wie so ein online Rechnungsprogramm funktioniert, kannst du hier Zervant 30 Tage lang gratis & unverbindlich testen.

Fazit

Aller Anfang ist schwer und du wirst immer wieder auf den einen oder anderen Stolperstein auf deinem Weg zum Erfolg stoßen. Doch mit der richtigen Einstellung und einer großen Portion Selbstbewusstsein kannst du der Welt zeigen, was du drauf hast. Image und professionelles Auftreten sind wichtig, um dich nachhaltig am Markt zu etablieren. Mach dir dein Leben leichter und nutze alle Chancen und Tools, die dir dabei helfen, dich und dein Unternehmen voranzubringen.

Über den Autor: Tanja Lindner ist Online Marketer und Bloggerin für Zervant Online Rechnungsprogramm. Im Blog von Zervant schreibt sie über die richtige Rechnungsstellung & Finanzbuchhaltung und gibt Tipps für den glücklichen Unternehmeralltag. Zervant Rechnungsprogramm vereinfacht das Schreiben von Rechnungen und bietet einfache Buchhaltung für Einzelunternehmer.