Große Projekte wirken schnell überfordernd. Die klassischen fünf Projektmanagement-Phasen helfen dir dabei, selbst komplexe Projekte erfolgreich durchzuziehen. Wir erklären, was diese Phasen sind und was du bei der Umsetzung beachten solltest.
Egal, ob es um den Launch einer großen Marketing-Kampagne geht, um die Implementierung einer neuen Software im Konzern oder die Installation eines Solardachs: Große Projekte gibt es in jeder Branche und in jedem Unternehmen.
Je komplizierter und langwieriger diese sind, desto schneller können sie überfordernd wirken. Damit selbst komplexe Projekte nicht lähmend wirken, hilft ein gutes Projektmanagement bei der Planung, Organisation und Durchführung. Dazu gehören auch die klassischen fünf Projektmanagement-Phasen.
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Was ist Projektmanagement?
Der europäische Standard DIN 69901 definiert ein Projekt als
ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Ziel ist nach dieser Definition, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.
Entsprechend wird Projektmanagement als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts“ bezeichnet.
Projektmanagement umfasst also sämtliche Prozesse, um ein Projekt zu starten, zu planen, zu organisieren, durchzuführen, zu kontrollieren und abzuschließen. Dazu gehört auch, ein Projekt in verschiedene Phasen zu unterteilen.
Das machen die Projektmanagement-Phasen aus
Eine Projektphase ist ein Teilabschnitt innerhalb eines Projektes. Jede Phase ist in sich abgeschlossen und hat einen Anfangs- und Endtermin – ist also zeitlich begrenzt. Einzelne Phasen wiederum beinhalten klar definierte untergeordnete Arbeiten und Aufgaben, die ihrerseits bis zu einem bestimmten Zeitpunkt beendet sein müssen.
Projekte in Phasen und Arbeitsschritte zu unterteilen, macht erstens die Umsetzung des Gesamtprojektes überschaubarer und somit leichter zu planen. Du kannst Kosten und Hürden viel besser absehen und Deadlines konkreter festlegen.
Auch wird dadurch schneller deutlich, ob du die Ziele im gesetzten Zeitrahmen umsetzen kannst oder anpassen musst. Das ist besonders wichtig, wenn du mit Partner:innen arbeitest, die von deiner Umsetzung zeitlich abhängen. Du kannst ebenfalls eher erkennen, ob die Kosten aus dem Ruder laufen und du deshalb frühzeitig gegensteuern oder das Budget anpassen musst.
Zweitens haben Projektmanagement-Phasen auch einen psychologischen Effekt. Kleine Häppchen oder Arbeitsschritte wirken leichter zu bewältigen als eine große Mahlzeit – beziehungsweise ein riesiges Projekt. Traditionell haben sich dabei fünf klassische Projektmanagement-Phasen etabliert.
Das sind die 5 Projektmanagement-Phasen
Die fünf Projektmanagement-Phasen sind:
- Projektstart
- Planung
- Durchführung
- Kontrolle
- Projektabschluss
Jedes Projekt durchläuft entsprechend zuerst die Startphase, bis es in die Planungsphase übergeht und so weiter – bis das Projekt abgeschlossen ist. Das bedeuten die jeweiligen Projektmanagement-Phasen im Detail.
1. Projektstart
In dieser Phase werden ein Projekt und die Rahmenbedingungen genau definiert und die wichtigsten Fragen geklärt. Was ist das Ziel des Projektes? Welche Kosten setzen wir an? Welche Risiken gibt es? Wer macht was? Je klarer schon am Anfang das „Warum“ des Projekts ist, desto erfolgreicher ist die Umsetzung.
2. Planung
Sobald klar ist, was mit einem Projekt erreicht werden soll, geht es an die konkrete Planung. Dazu gehört eine klare Arbeits- und Ressourcenverteilung zwischen Personen und Abteilungen.
Auch den Zeitrahmen des gesamten Projektes und der einzelnen Phasen und untergeordneten Arbeitsschritte legt man hier fest. Jeder sollte am Ende der Planungsphase wissen, wann er was in welcher Form und mit welchem Budget erledigen muss.
3. Durchführung
Die Durchführung umfasst schließlich die heiße Arbeitsphase. Alle wissen, was sie zu tun haben und setzen ihre Aufgaben entsprechend der Vorgaben um.
Wichtig: In dieser Phase ist ein regelmäßiger Austausch untereinander essenziell, damit alle auf dem Laufenden bleiben und Hindernisse so früh wie möglich erkannt und behoben werden können.
Wie weit sind die anderen Teams? Hat eine Abteilung Probleme? Gibt es irgendwo Verzögerungen? Wer kann wem wie unter die Arme greifen? Regelmäßige Termine, um den Stand der Dinge zu klären, können in dieser Phase hilfreich sein.
4. Kontrolle
Traditionell ist bei den Projektmanagement-Phasen mit der Kontrolle die Endkontrolle vor dem Abschluss des Projektes gemeint.
Doch tatsächlich sollte es regelmäßige, fortlaufende Checks in der Umsetzungsphase geben. Denn wenn etwas schiefläuft und es erst am Ende auffällt, hat man damit womöglich viel Zeit und Ressourcen vergeudet.
Regelmäßige Projekt-Updates etablieren
Die Kontrolle ist entsprechend idealerweise ein vorab etablierter Prozess im Projektmanagement des Unternehmens, das bei jedem Projekt von Anfang bis Ende zum Einsatz kommt.
So sollte es eine Form der Dokumentation geben, klar definierte Regeln zur Qualitätskontrolle und auf Seite der Mitarbeiter:innen ebenfalls klare Vorgaben zur Berichterstattung.
Denkbar wäre etwa, dass jedes Team am Ende jeder Woche einen Report zum Stand der Dinge abgeben muss, in dem umgesetzte Aufgaben, Zeitspannen, Kosten und Hindernisse aufgelistet sind.
Eine derart strukturierte Kontrolle ist ebenfalls wichtig für das Reporting an die Auftraggeber:innen, die auch in regelmäßigen Abständen Updates zur Umsetzung bekommen sollten.
5. Projektabschluss
Der Projektabschluss ist logischerweise die letzte Etappe in den Projektmanagement-Phasen. Hierbei findet nochmals eine abschließende Kontrolle und Abnahme statt. Dabei werden auch die Ergebnisse präsentiert.
Zum Projektabschluss gehört ebenfalls ein „De-Briefing“ – also eine nachträgliche Besprechung über den Projektverlauf. Hier können neue Erkenntnisse aus diesem Projekt festgehalten werden und in das Projektmanagement im nächsten Projekt einfließen. So dient auch jedes Projekt dazu, das Management beim nächsten Projekt zu verbessern.
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