Für Nutzer bringt sie mehr Sicherheit, für Unternehmen mehr Stress: die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Seit über einem Jahr ist sie in Kraft und stellt gerade Gründer vor Herausforderungen. Wie kann man all die neuen Regelungen in einem kleinen Start-up umsetzen? Die folgende Checkliste kann dir genau dabei helfen!
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Trotzdem haben viele Unternehmen sie bislang noch nicht umgesetzt. Warum? Nicht etwa, weil ihnen die Daten ihrer Kunden egal sind, ganz im Gegenteil.
Vielmehr ist die Umsetzung der DSGVO im Unternehmensalltag eine Herausforderung. Gerade für Start-ups ist es nicht einfach, neben Produktlaunch, Investorensuche und Team-Building auch noch die vielen neuen Regelungen zum Datenschutz „nebenher“ umzusetzen.
Datenschutzverletzung – und der Ruf ist ruiniert!
Trotzdem sollten auch Start-ups sich die Zeit nehmen, die DSGVO umzusetzen. Denn zum einen drohen hohe Strafen: Wer gegen die neue Verordnung verstößt, muss mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Umsatzes rechnen, je nachdem was höher ausfällt.
Zum anderen sind Verstöße gegen den Datenschutz schlecht fürs Image. Welcher Kunde vertraut schon einem Unternehmen, bei dem die eigenen Daten nicht sicher sind? Gerade Start-ups, die sich noch einen Ruf aufbauen müssen, kann das empfindlich treffen.
Wie kann man es also schaffen, die DSGVO im stressigen Gründeralltag umzusetzen? Die folgenden Checkliste hilft dir dabei, die wichtigsten Richtlinien umzusetzen.
1. Ernenne einen Datenschutz-Chef
Braucht ein kleines Start-up wirklich einen Datenschutzbeauftragten? Ja!
Fakt ist: Wenn in deinem Unternehmen mehr als zehn Personen – dazu gehören auch Freelancer oder Praktikanten – mit der Verarbeitung von Daten beschäftigt sind, dann musst du laut Gesetz einen Datenschutzbeauftragten ernennen.
Wenn dein Start-up sensible Nutzerdaten verwaltet, musst du sogar als Ein-Mann-Team einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen haben.
Dieser kann entweder ein eigener Mitarbeiter oder ein externer Experte sein. Ein interner Datenschutzbeauftragte ist dann sinnvoll, wenn du bereits einen Fachmann im Team hast.
Insbesondere bei kleinen Unternehmen, wo es möglicherweise an Personal oder Fachwissen fehlt oder wenn der objektive Blick von außen wichtig ist, mag ein externer Experte als die bessere Wahl erscheinen.
Allerdings ist das natürlich ein Kostenfaktor, den sich nicht jedes neue Unternehmen leisten kann. Darüber hinaus ist es für Externe schwieriger, sich in die internen Prozesse des Start-ups einzuarbeiten und zuverlässig zu überschauen.
Eine dritte Option ist daher, den internen Datenschutzexperten mit intelligenter Datenschutz-Software zu unterstützen.
2. Dokumentiere alles
Die DSGVO verpflichtet Unternehmen dazu, alles rund um die Datenerhebung, -analyse und -verwertung zu dokumentieren. Dazu gehört:
- Wer hat Zutritt zum Büro?
- Wer verarbeitet welche Daten und wer hat Zugriff darauf?
- Die Weitergabe von Daten muss DSGVO-konform sein
- Daten müssen mit Virenprogrammen geschützt und durch Backups gesichert werden
- Daten, die für unterschiedliche Zwecke erhoben werden, müssen separat verarbeitet werden
3. Bringe deine Technologie auf Vordermann
Die Dokumentationspflicht bedeutet: Datenschutz muss schon im technischen Design mitgedacht werden. Um das umzusetzen, müssen sämtliche Prozesse rund um die Datenverarbeitung im Start-up unter die Lupe genommen und gegebenenfalls überarbeitet oder neu aufgestellt werden.
Wichtig: Mit technischen Updates allein ist es nicht getan. Vielmehr müssen auch die Mitarbeiter entsprechend sensibilisiert und geschult werden.
4. Nutzerrechte sichern
All das klingt nach viel Aufwand für dein Start-up. Dabei solltest du aber bedenken, dass es im Kern darum geht, die Daten deiner Kunden besser zu schützen.
Tatsächlich hat der Schutz der persönlichen Daten für viele Nutzer Priorität, bevor sie sich für ein Produkt oder eine Dienstleistung entscheiden. Wenn sie wissen, dass dein Unternehmen das garantiert, vertrauen sie dir eher.
In der Praxis heißt das, dass du laut DSGVO deinen Nutzern unter anderem Folgendes zusichern musst:
- Recht auf Auskunft und Recht auf Mitteilung
- Informationspflicht
- Recht auf Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung ihrer Daten
- Beschwerderecht und Widerspruchsrecht
5. Pridatect 360: DSGVO-konform im Gründeralltag
Ganz klar: Wer als Start-up die DSGVO im Unternehmen umsetzt, steht vor vielen Herausforderungen. Hinzu kommt, dass es nicht damit getan ist, die Regelungen einmalig umzusetzen. Vielmehr müssen sie konstant beobachtet, angepasst oder aktualisiert werden.
Selbst mit einem gut geschulten Team und einem Datenschutzbeauftragten wird das in der Praxis schwierig. Weder ein Experte noch die Mitarbeiter können zu jeder Zeit und bei jedem Prozess darauf achten, dass alles rechtens abläuft – eine Software wie Pridatect 360 dagegen schon.
Das clevere Datenschutz-Tool sorgt dafür, dass die Datenverarbeitung in deinem Unternehmen DSGVO-konform abläuft, während dein Team sich um seine Kernaufgaben kümmern kann. Pridatect 360 bietet dir nämlich unter anderem folgende Dienste:
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO: Das Tool überwacht und dokumentiert automatisch alle Datenverarbeitungs-Prozesse im Unternehmen und hilft damit dem Datenschutzbeauftragten alles stets im Blick zu behalten.
- Übersichtliche Aufgabenverwaltung: Pridatect 360 erstellt automatisch generierte Datenschutzberichte, Verarbeitungsverzeichnisse oder Data-Maps, die zeigen, wie sich Daten im Unternehmen bewegen.
- Intelligente Datenschutzsicherung: Alle datenschutzrelevanten Unterlagen finden sich an einem Ort – ohne lästige Zettelwirtschaft, Excel-Dateien oder dicke Ordner. Darüber hinaus vergibt Pridatect 360 automatisch Aufgaben, wie etwa Verarbeitungs-Tasks, an die zuständigen Mitarbeiter.
- Assessments: Im Rundum-Sorglos-Paket kannst du die Pridatect-Software bei Bedarf Risikobewertungen durchführen und im Anschluss eine übersichtliche Risikografik erstellen lassen. Dadurch kann man sich teure externe Assessments sparen.
Wie hilfreich diese Software gerade für Start-ups ist, hat Lisa Hofmann, Datenschutzbeauftragte bei Pridatect im eigenen Arbeitsalltag erfahren.
„Pridatect 360 deckt alles ab, von der umfassenden Risikobewertung bis hin zur Meldung von Datenschutzverletzungen. Alles wird intuitiv erstellt, automatisch, mit kurzen Eingaben. Damit werden die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten unglaublich erleichtert und viel Zeit gespart.“
Damit ist Pridatect 360 ein ideales Tool für Start-ups, um die DSGVO im stressigen Gründeralltag schnell, zuverlässig und kostengünstig umzusetzen. Fordere am besten direkt eine Demo an.
