Kosten, Planung, Umsetzung: So gelingt (d)ein Pop-up Office

Für insgesamt vier Wochen haben acht Mitarbeiter:innen der Digitalagentur 21Torr ein Pop-up Office in Island bezogen. Doch was gilt es bei Planung und Umsetzung einer solchen Pop-up Experience zu beachten? Alle Antworten gibt es im Interview.

Es muss längst kein teurer Firmenwagen mehr sein, um die eigenen Mitarbeiter:innen an sich zu binden. Stattdessen rücken Team-Maßnahmen in den Vordergrund. Das heißt: Gemeinsam Urlaub und Arbeit verknüpfen. Das klappt mit einem Pop-up Office.

Doch was gilt es bei der Planung und Umsetzung einer solchen Workation zu beachten? Genau darüber haben wir mit Isabell Höffner gesprochen. Sie arbeitet als Chief Design Officer bei 21Torr und hat schon mehrfach derartige Projekte umgesetzt.

Ein Pop-up Office in Island – trotz Corona

Isabell, nach eurem Pop-up Office in Kapstadt habt ihr bei 21TORR im Jahr 2021 vier Wochen lang eine Pop-up Experience in Island absolviert. Warum habt ihr euch ausgerechnet für dieses Land entschieden? Es ist ja nicht unbedingt nah.

Die Entscheidung lag für uns in vielerlei Hinsicht nahe: Natur und Kultur der Insel sind außergewöhnlich. Zudem bietet die progressive Technologie- und Digitalszene einen hohen Überschnitt zu unseren Themen und Reykjavíks Start-up-Mentalität offeriert Anregungen fürs digitale Leben und Arbeiten.

Zu dieser Jahreszeit sind zwischen Island und Deutschland nur zwei Stunden Zeitverschiebung. Das erleichtert natürlich die Kommunikation mit dem Team und unseren Kunden.

Der bedachte Umgang der Isländer mit COVID-19 hat uns zudem darin bestärkt, im Pop-up Office die bestmöglichen Voraussetzungen bieten zu können, um die Gesundheit der Mitarbeiter:innen sicherzustellen.

Mit sehr geringen Inzidenzzahlen sowie strengen Test- und Quarantänemaßnahmen im direkten Anschluss an die Einreise auf die Insel sorgt Island dafür, dass sich die Infektionen im Land auf ein Minimum beschränken und man sich – weg von zu Hause – sicher fühlen kann.

Die Organisation eines Pop-up Office

Was gilt es bei einer Pop-up Experience organisatorisch zu beachten?

Gute Vorbereitung ist bei einem Projekt wie dem Pop-up Office A und O. Wichtig ist, sich im Vorfeld darüber klar zu werden, was man aus Unternehmenssicht mit dem Pop-up Office erreichen möchte: Kultur- und Horizonterweiterung, Mitarbeiter-Incentivierung, Alltagspause mit Workation?

Neben der Auswahl einer geeigneten Destination ist besonders die technische Infrastruktur für einen reibungslosen Start und Alltag immens wichtig. Ein Learning aus unserem ersten Popup Office in Kapstadt: Um wirklich in die fremde Lebens- und Arbeitskultur einzutauchen, haben wir uns bewusst für eine Trennung von Wohn- und Arbeitsraum entschieden. So haben wir uns im Vorfeld über geeignete Coworking-Möglichkeiten Gedanken gemacht.

Vor Start der Pandemie sind wir deshalb nach Island geflogen, um uns mit Unternehmen vor Ort auszutauschen. So haben wir Kontakt zu einer Digitalagentur aus Reykjavik geknüpft. Für die Zeit auf der Insel haben wir uns im „Jökulá-Office“ eingemietet. Somit haben wir direkte Austauschmöglichkeiten für das Team vor Ort geschaffen.

Eine Entscheidung, von der wir auch über das Pop-up Office hinaus profitieren werden! Zudem sehr wichtig: Die „Daheimgebliebenen“ nicht zu vergessen. Über Remote-Formate wie länderübergreifende Kaffeepausen und regelmäßige Updates können auch die Kolleg:innen in der Heimat an der Pop-up Experience teilhaben.

Auch wenn der inzwischen ja schon fast Pandemie-Alltag keinen Regelfall für die Organisation eines Pop-up Offices darstellt, so war er natürlich ein großer Teil der Planung 2021. Angefangen mit einem Hygienekonzept für das Pop-up Apartment, Test- und Notfallplan im Krankheitsfall bis hin zu den Ein- und Ausreisebestimmungen und Corona-Regeln vor Ort.

Zeit und Geld: Was kostet ein Pop-up Office?

Wie spontan lässt sich eine solche Auslandserfahrung durchführen? Das heißt: Wie viel Zeit und Planung habt ihr investiert?

Eigentlich sollte das 21Torr Pop-up Office schon 2020 in die zweite Runde gehen. Mit dem Aufkommen der Pandemie und durch die sich unvorhersehbar entwickelnde Lage haben wir uns jedoch dafür entschieden, die Workation auf 2021 zu verschieben.

Streng genommen haben wir also bereits 2019 mit der Planung begonnen und uns Anfang dieses Jahres mit voller Energie in die Organisation gestürzt.

Ganz konkret: Wie viel Zeit ist vom ersten Entschluss bis zur finalen Buchung vergangen?

Von der ersten Recherche bis hin zur letzten Buchung vergeht bei der Planung eines Pop-up Offices ungefähr ein Jahr. Je näher das Abflugdatum rückt, desto mehr gibt es natürlich zu erledigen. Die Hochphase der Organisation schlägt sich ungefähr in den drei Monaten vor Abreise nieder.

Und natürlich spielt auch der Faktor Geld eine Rolle. Was hat euch die Pop-up Experience gekostet?

Die genauen Zahlen behalten wir für uns — aber vielleicht so viel: Ein großes Apartment mit ausreichend Platz für acht Kolleg:innen in Bestlage im Herzen Reykjavíks, ein Coworking-Space, Flüge, Versicherungen und vieles mehr sind natürlich für uns ein relevanter Invest, den andere vielleicht in ihren Fuhrpark investieren. Und wir eben in unsere Mitarbeiter:innen.

Die Grenzen eines Pop-up Office

Welche Faktoren limitieren eine Pop-up Experience deiner Meinung nach?

Vor nicht allzu langer Zeit konnte niemand damit rechnen, dass eine Pandemie die größte Herausforderung für eine Pop-up Experience darstellen würde. Wir wurden eines Besseren belehrt. Wir haben aber auch diese Challenge im Team gemeistert.

Mit der richtigen Planung und einer gut überlegten Auswahl der Destination gibt es fast keine Limits für Organisationen, die ein Pop-up Office auf die Beine stellen wollen.

Zentral sind ausgestattete Arbeitsplätze, eine gute Infrastruktur vor Ort, aber vor allem auch Offenheit und Neugierde für Land und Leute, Zusammenhalt unter den Teilnehmer:innen und natürlich eine Mischung zwischen „Work“ und „Vacation“.

So wird die Pop-up Experience zu einer außergewöhnlichen Erfahrung, von der man nachhaltig profitiert.

Ist eine Workation Urlaub?

Viele Menschen denken bei Workation oder auch Pop-up Experiences an Urlaub mit der Arbeit. Was ist dran an diesem Vorurteil?

Das Pop-up Office stellt zuallererst einen kulturellen Horizont dar. Dieser fördert sowohl die persönliche als auch berufliche Weiterbildung. Das geschieht, indem die Teilnehmer:innen in die Digitalszene eines fremden Landes eintauchen und ihr Netzwerk erweitern können.

Unser ganz eigener Coworking Space in der Agentur Jökulá hat hierfür eine optimale Grundlage geboten. Der Austausch mit den isländischen Digital-Experten zeigt andere Herangehensweisen im Projektalltag. So entstehen Impulse für den eigenen Arbeitsalltag.

Eine besonders schöne Erfahrung war ein gemeinsamer „Show and Tell”, an dem Kolleg:innen aus Deutschland, Island und den USA teilgenommen haben – Austausch, gegenseitiges Lernen und Inspiration inklusive. Der Arbeitsaspekt, der sich im Begriff „Workation“ versteckt, ist somit ein maßgeblicher Teil des Pop-up Offices.

Und wie ist es um die Freizeit bestellt?

Gleichzeitig steht Workation natürlich auch für Freizeit, Reisen und Wanderlust. Island bietet da im speziellen wahnsinnig viel zu entdecken. Von Museen über Street Art bis hin zu einer lebhaften Kneipenszene: Wir haben es uns nicht nehmen lassen, Land und Leute auch neben der Arbeit in vollen Zügen kennen zu lernen und zu genießen.

An den Wochenenden haben wir natürlich die atemberaubende Landschaft der Insel erkundet. Dazu gehören Geysire, Wasserfälle, ein aktiver Vulkan, Islandpferde und eine wunderschöne Küste. Sie sind die perfekte Kulisse für unsere Kolleg:innen, die gerne reisen, fotografieren und ihren Horizont erweitern.

Letztlich bewegt sich eine Pop-up Experience immer an der Schnittstelle zwischen Work und Vacation. Am Ende macht es wie so oft die gute Mischung aus!

Tipps zur Trennung von Arbeit und Privatleben

Wie habt ihr konkret die beruflichen und die privaten Zeiten voneinander getrennt? Welches Konzept hat euch dabei geholfen?

Sowohl unser erstes Pop-up Office als auch die Pandemie haben uns gelehrt: Die punktuelle Trennung von Wohnen und Arbeiten wird relevanter. Das gilt besonders, wenn Home Office und Remote Work zum Daily Business werden.

Für das Pop-up Office haben wir uns dafür entschieden, in einem Apartment im Zentrum der Stadt zu wohnen. Die Arbeit findet in einem separaten Coworking Space statt. So ließen sich berufliche und private Zeiten durch den Wechsel zwischen Wohn- und Arbeitsplatz leichter voneinander trennen.

Home Office im Apartment war – wie in Deutschland auch – dennoch jederzeit möglich. Und wir haben abseits des beruflichen Alltags viel miteinander unternommen.

Vom gemeinsamen Koch- oder Spieleabend, der Joggingrunde an der nahegelegenen Küste, dem Abschalten bei Yoga oder im Hot Pot am Strand Reykjavíks, mit Street-Art-Touren oder auch in einer der vielen gemütlichen Kneipen im Zentrum der isländischen Hauptstadt.

Wie viele Teammitglieder waren die vier Wochen in Island?

Insgesamt haben acht Kolleg:innen an der Workation teilgenommen. Sie kommen alle aus unterschiedlichen Standorten und Bereichen.

Was nachhaltig in Erinnerung bleibt: Die Freude, mit der wir Reykjavík, die Technologie- und Digitalszene und die Kultur der Hauptstadt entdeckt haben. Ebenso bleibt unsere Zeit bei der Coworking-Agentur Jökulá und natürlich die einzigartige isländische Landschaft.

In den vier Wochen auf Island ist ein enger Zusammenhalt unter den Teilnehmer:innen entstanden. Die Umsichtigkeit, mit der wir alle aufeinander Acht gegeben haben und die vielen Erlebnisse, die wir geteilt haben, schweißen zusammen.

Das Fazit zum Pop-up Office im Ausland

Wie fällt euer Fazit zur Popup Experience aus?

Das Pop-up Office in Reykjavík war genau wie sein Vorgänger ein Erfolg auf allen Ebenen. Neben der fachlichen zeigt vor allem auch die persönliche Weiterentwicklung der Teilnehmer:innen einmal mehr, wie wertvoll die Experience für das gesamte Team ist.

Zurück in Deutschland sind unsere Köpfe voll mit neuen Ideen, Erfahrungen und Eindrücken, die prägen und gerade in Corona-Zeiten einen wertvollen Energieschub liefern.

Habt ihr eure beruflichen und betriebswirtschaftlichen Ziele erreicht – und wie sahen diese überhaupt aus?

Wir sind der Meinung unsere Kernziele, die wir seit jeher mit dem Pop-up Office verbinden, auch in dieser zweiten Auflage erreicht zu haben. Im Fokus des Formats stehen ganz klar unsere Mitarbeiter:innen. Wir bieten Chancen aus dem Alltag auszubrechen und daran zu wachsen. Neues zu erleben und dies wieder einzubringen. Beruflich und persönlich.

Gute Arbeit und damit letztlich der Erfolg für uns und unsere Kunden entsteht nur durch zufriedene, diverse Mitarbeiter:innen mit breitem Horizont. Und genau das fördern wir mit unserem Pop-up Office Format und werden dies auch weiter tun.

Gibt es also im nächsten Jahr wieder eine Pop-up Experience bei 21Torr?

Auf jeden Fall! Auch im nächsten Jahr soll wieder ein Pop-up Office stattfinden. Wohin es nach Kapstadt und Reykjavik 2022 geht, steht noch nicht fest. Es bleibt also spannend für die Kolleg:innen!

Vielen Dank für das Gespräch, Isabell!

Auch interessant:

• Bildergalerie: So sehen die Büros von 21Torr aus – von Reutlingen bis Kapstadt
• Buzzword „New Work“: Kein neumodisches Zeug aus dem Internet
• Das sind die 10 besten Länder zum Arbeiten
• Mit diesem E-Mail-Hack sparst du 250 Arbeitsstunden im Jahr