Wer erfolgreich arbeiten will, muss konzentriert arbeiten. Dieser Erkenntnis müssen wir uns stellen. Doch wie gelingt es uns im Büro oder im Home Office, die sogenannten Deep-Work-Phasen zu erreichen? Diese fünf Tipps helfen dir, ohne Ablenkungen zu arbeiten.
Cal Newport ist so etwas wie der Guru der New-Work- und Deep-Work-Entwicklung. So befasst sich Newport seit Jahren neben seiner Tätigkeit als Professor für Computer Science an der Georgetown University mit digitalen Technologien.
Dabei geht es ihm vor allem darum aufzuzeigen, wie wir die neuen Technologien sinnvoll und gewinnbringend in unser Leben integrieren können. Dementsprechend befasst sich Newport auch mit Arbeitsthemen.
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Was ist Deep Work?
Im Jahr 2017 ist beispielsweise sein Buch „Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“ erschienen. Darin erklärt der Autor und Professor, wie wir den Zustand der Deep Work erreichen und wie wir lernen, dass wir immer und überall fokussiert und konzentriert arbeiten.
Doch was ist Deep Work eigentlich? Deep Work ist eine Form von Arbeit, die völlige Konzentration ohne Ablenkung erfordert. In dieser Fokus-Phase schöpfen wir unser Potenzial vollkommen aus und können so anspruchsvolle Aufgaben und Herausforderungen lösen.
Konzentriert arbeiten: Wie komme ich in eine Deep-Work-Phase?
Dieser Zustand klingt sehr erstrebenswert. Das gilt insbesondere dann, wenn im Großraumbüro (mit Kolleg:innen) oder im Home Office (mit Kindern) viele Ablenkungen lauern. Deshalb wollen wir dir fünf Tipps geben, mit denen auch du Phasen kreierst, in denen du ablenkungsfrei und konzentriert arbeiten kannst.
1. Erkenne Ruhe-Phasen in deinem Alltag
Wenn du konzentriert arbeiten willst, geht das nur, wenn es keine oder möglichst wenige Ablenkungen gibt. In der Regel ist das früh am Morgen oder spät am Abend der Fall. Je nachdem, welcher Typ Mensch du bist, solltest du deine Deep-Work-Phase entsprechend planen und nutzen.
Auch tagsüber können Deep-Work-Phasen entstehen. Wenn um die Mittagszeit herum alle Kolleg:innen in der Pause sind, kannst du ebenfalls fokussiert und störungsfrei arbeiten. Halte also Ausschau nach den Phasen mit den wenigsten Ablenkungen.
2. Sortiere deine Aufgaben
Die Grundlage, um eine Deep-Work-Phase effektiv zu nutzen, besteht darin, sich einen Überblick über alle Aufgaben zu schaffen. Das heißt: Kurz vor Feierabend solltest du die ersten (oder wenn möglich alle) Aufgaben des kommenden Tagen nach Wichtigkeit und Komplexität sortieren.
Auf diese Art und Weise weißt du, für welche Tätigkeiten du besonders viel Energie brauchst. Dementsprechend kannst du die Priorisierungen vornehmen.
3. Aufwärmphase
Der Sprung ins sprichwörtliche kalte Wasser fällt uns schwer – das gilt auch und insbesondere auf der Arbeit. Das heißt: Stürze dich am Morgen nicht sofort in deine erste Aufgabe, sondern gib deinem Gehirn die Möglichkeit, sich aufzuwärmen.
Das gelingt beispielsweise, indem du zuerst alle Programme an deinem Computer öffnest und die E-Mails der Nacht liest. Dein Gehirn und deine Augen sind dann auf Betriebstemperatur und du kannst mit der Deep Work loslegen.
4. Erarbeite dir einen Plan für Unterbrechungen
Unabhängig davon, wie gut wir uns auf eine Deep-Work-Phase vorbereiten: Ablenkungen gehören zum beruflichen und privaten Alltag. Selbst wenn du den Flugmodus aktiviert hast und die Tür verschlossen ist, kann es sein, dass jemand an deiner Tür klingelt.
Für eben jene Momente solltest du Backup-Pläne entwickeln. Dahinter verbergen sich Gedächtnisstützen für dein Gehirn. Wenn also beispielsweise dein Telefon klingelt, solltest du dir einen Notizzettel nehmen und eine konkrete Aufgabe notieren, die deinem Gehirn dabei hilft, nach der Ablenkung wieder einzusteigen.
Wenn du das nicht machst, ist deine Phase des konzentrierten Arbeitens womöglich schon beendet. Schließlich ist es wissenschaftlich erwiesen, dass wir bis zu 30 Minuten benötigen, um nach einer Unterbrechung zu unserer ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren.
5. Lass dich nicht von Emotionen leiten
Ebenso wichtig ist es, Ablenkungen als etwas Natürliches zu akzeptieren. Es ist unmöglich, alle Ablenkungen zu eliminieren. Deswegen bringen dich Emotionen wie Wut und Ärger in dieser Situation nicht weiter. Im Gegenteil: Sie lenken deinen Geist und dein Gehirn eher noch mehr ab.
Begreife Ablenkungen als das, was sie sind: Ablenkungen. Sie sind von Grund auf nicht emotional aufgeladen und genauso solltest du sie behandeln. Dafür sagst du dir: „Ich wurde abgelenkt. Das ist in Ordnung. Jetzt kehre ich zu meiner Arbeit zurück.“
Shallow Work: Was kannst du machen, wenn du nicht konzentriert arbeiten kannst?
Wir haben gesehen, dass es unmöglich ist, einen kompletten Arbeitstag mit Deep Work zu verbringen. Das liegt sowohl an den natürlichen Ablenkungen, als auch an uns selbst: Nach einigen Stunden der Deep Work lässt unsere Konzentration automatisch nach – und das ist auch nicht schlimm.
Schließlich gibt es im Berufsleben auch viele Tätigkeiten, die nicht unsere volle Konzentration erfordern. Wenn also beispielsweise deine Kinder mit Hausaufgaben beschäftigt sind und dich minütlich stören, kannst du einfachen Aufgaben nachgehen – der sogenannten Shallow Work.
Dahinter verbergen sich alle Aufgaben, die sich nebenbei und ohne große Anstrengung erledigen lassen. Klassische Beispiele sind das Abarbeiten von E-Mails oder ein Update des Virenprogramms. Wenn du dabei unterbrochen wirst, entsteht kein nachhaltiger Schaden. Ebenso verlierst du keine Konzentration.
Fazit
Das Geheimnis von konzentrierter und fokussierter Arbeit besteht letztendlich also darin, gutes Selbstmanagement zu betreiben. Das heißt: Indem wir unsere eigenen Bedürfnisse und Fähigkeiten kennen und unseren Arbeitsalltag entsprechend darauf ausrichten, schaffen wir von alleine ein Deep-Work-Umfeld.
Die Grundlage dafür ist jedoch ein reflektierter Umgang mit dem Ich. Nur wenn du weißt, was du brauchst, um konzentriert zu arbeiten, kannst du dich daran machen, entsprechende Situationen künstlich zu erschaffen.
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Ich finde in Verbindung mit Mindfullness Meditation fällt es viel leichter, Deep Work zu leisten. Es ist immer noch eine Frage der Priorisierung, also Themen fokussieren bei denen etwas entsteht (statt busy work). Aber zum Beispiel über Headspace 15 Minuten am Tag meditieren, da fällt es viel leichter sich über längere Phasen im Flowzustand zu befinden. Besserer Schlaf ist ein netter Nebeneffekt, der wieder auf die Konzentration wirken kann.