Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgens ins Büro und möchten einen Projektentwurf fertigmachen. Leider sitzt Ihre ebenfalls am Projekt beteiligte Kollegin den gesamten Vormittag in Meetings fest. Auf ihr Feedback müssen Sie bis zum Nachmittag warten – da sind Sie aber schon wieder unterwegs zu einem Kundentermin.
In der Bahn nutzen Sie die Zeit und beantworten einige E-Mails über Ihr Smartphone, da blinkt eine Chatnachricht auf: Ihre Kollegin hat ihre Ideen zum Projekt direkt in das abgelegte Dokument eingearbeitet. Auf dem Weg nach Hause senden Sie den Entwurf per Mail an den Kunden.
Im Anhang fügen Sie außerdem gleich den Vertrag über das Projekt mit bei. Direkt am nächsten Morgen sehen Sie, dass der Kunde den Vertrag bereits elektronisch unterschriebenen und zurückgespielt hat.
Administrative Aufgaben sind Zeiträuber
Dieses Beispiel ist bereits Realität. Schon längst geht es nicht mehr darum, ob, sondern wie moderne Technologien das Arbeiten effizienter machen können. Laut der aktuellen Digital Workplace-Studie von Adobe profitiert bereits mehr als die Hälfte der Wissensarbeiter vom technologischen Fortschritt am Arbeitsplatz.
Trotzdem verbringen sie noch immer mehr als die Hälfte (25 Stunden) ihrer Wochenarbeitszeit mit dem Scannen, Drucken, Verwalten oder Unterschreiben von Dokumenten. Das ist zwar eine Stunde weniger als noch vor zwei Jahren, birgt aber weiterhin Optimierungspotential.
Meistens funktionieren die administrativen Abläufe in deutschen Büros ohne Zwischenfälle, wenn aber etwas schiefgeht, zieht das oft Überstunden oder sogar Projektverzögerungen nach sich – ärgerlich und im schlimmsten Fall geschäftsschädigend.
Auch weil laut Studie bereits 40 Prozent der Mitarbeiter dank der zunehmenden Digitalisierung am Arbeitsplatz eine verbesserte Work-Life-Balance genießen, hofft mehr als die Hälfte auf noch mehr digitale Unterstützung.
Digitaler Workflow dank elektronischer Signatur
Besonderes Potenzial sehen Angestellte in der elektronischen Signatur. Noch immer werden Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und anschließend für die digitale Ablage wieder eingescannt. Das ist umständlich, frisst Zeit und nicht zuletzt auch Papier.
Laut einer Forrester Studie konnten Mitarbeiter der kanadischen Bank of Montreal dank der elektronischen Unterschrift pro Tag eine halbe Stunde einsparen. Ein weiterer Vorteil: die Fehlerquote sank ebenfalls um 80 Prozent.
Nicht nur für die Mitarbeiter, auch für die Customer Experience bedeutet der Medienbruch einen Mehraufwand: Man klickt sich durch mehrseitige Onlineformulare, um einen Vertrag abzuschließen – und findet dann ein paar Tage später einen Stapel Papier im Briefkasten, den man unterschreiben und zurückschicken muss.
Hinzu kommt, dass 30 Prozent der Verträge heute über mobile Browser aufgerufen werden. Zur Unterschrift kommt es dort allerdings kaum. Das geht besser! Die elektronische Signatur ist der letzte fehlende Link für den vollends digitalisierten – und mobilen – Workflow.
Mobiles Dokumentenmanagement vereinfacht kollaboratives Arbeiten
Den Wunsch nach flexibleren Arbeitsstrukturen kann heute kein Unternehmen mehr negieren. Wir lesen auf dem Arbeitsweg in der Bahn unsere E-Mails, feilen im Café an der nächsten Präsentation oder arbeiten im Home Office.
Jedes Device ist ein Teil des digitalen Arbeitsplatzes und der Anspruch muss sein, alle Informationen jederzeit geräteunabhängig abrufen zu können. Auf Platz zwei der Wunschliste steht deshalb für deutsche Wissensarbeiter ein sicheres, digitales Dokumentenmanagementsystem (Digital Workplace Studie).
Das heißt auch: Gemeinsame Dokumentenbearbeitung ist Pflicht. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen das zeit- und ortsunabhängige, kollaborative Arbeiten. Und das in Echtzeit: Weil alle Mitarbeiter am gleichen Dokument arbeiten, ist jeder stets auf dem neusten Stand.
Dabei hilft auch die zunehmende Verbreitung von Messenger- oder Chatprogrammen. Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter nutzt Chat- oder Messengersysteme, um einfacher und schneller mit Kollegen zu kommunizieren – insbesondere, wenn diese nicht im gleichen Büro sitzen.
Wenn sich Angestellte weniger mit der administrativen Seite des Jobs herumärgern müssen, bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. Das trägt elementar zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Trotz aller Vorteile gilt aber: Zwischenmenschliches lässt sich nicht durchdigitalisieren.
Für komplexere Themen ist ein knackiges Meeting oft produktiver als langatmiges Hin- und Herschreiben im Chatfenster. Digitalisierung muss zielgenau dort eingesetzt werden, wo sie uns die Arbeit erleichtert – den Rest machen wir unter uns aus!
