Die eigenen E-Mails unter Kontrolle zu bringen kann bei der Arbeit für mehr Produktivität und Motivation sorgen. Wenn ihr bereits mit der „Inbox Zero“-Methode vertraut seid, wird es euch mit Sicherheit freuen zu hören, dass sie sich auch auf To-do-Listen anwenden lässt!
Die berühmte „Inbox Zero“-Methode, die vom Produktivitätsexperten Merlin Mann entwickelt wurde, kann euch nicht nur dabei helfen Ordnung in euer E-Mail-Chaos zu bringen – sie funktioniert auch bei To-do-Listen. Es kann zwar eine Weile dauern, bis man sich an die Methode gewöhnt hat, aber am Ende wird sie dafür sorgen, dass euer Posteingang (oder eure To-do-Liste) stets leer ist.
Eine lange Liste mit allen Dingen, die ihr erledigen müsst, ist möglicherweise nicht der beste Weg, um eure Aufgaben zu organisieren. Es gibt aber einen Trick, der euch dabei helfen kann, zuerst die wichtigsten oder mühseligsten Aufgaben zu erledigen und die Anzahl der Aufgaben pro Tag zu limitieren.
Bei der sogenannten „Inbox Zero“-Methode müsst ihr eure E-Mail einer von fünf Kategorien zuordnen: Löschen, Weiterleiten, Antworten, Verschieben oder Erledigen. Nehmt euch die Zeit, eure E-Mails zu sortieren und führt dann die entsprechende Aktion durch.
Wer möchte, kann diese Methode aber auch auf To-do-Listen anwenden. Ordnet eure Aufgaben also zuerst einer der fünf Kategorien zu und behaltet anschließend die Kategorien im Hinterkopf, wenn ihr euch durch eure To-do-Liste arbeitet.
So wendet ihr die „Inbox Zero“-Methode auf eure To-do-Liste an:
Löschen: Streicht alle Aufgaben von der Liste, die euch nicht betreffen oder keine wirklichen Aufgaben sind. Wenn ihr euch an einen wichtigen Termin, z.B. einen Besuch beim Zahnarzt erinnern möchtet, solltet ihr stattdessen lieber ein Kalenderereignis erstellen.
Weiterleiten: Wenn die Aufgabe nicht eurer Expertise entspricht, solltet ihr sie an eine andere Person übertragen. Wenn ihr euch beispielsweise für ein Projekt um die Analyse von Daten kümmern sollt, ihr aber kein Experte auf diesem Gebiet seid, solltet ihr nachsehen, ob jemand anderes die Aufgabe übernehmen kann.
Antworten: Manche Aufgaben lassen sich nicht alleine erledigen – und manche lassen sich nicht ohne eure Hilfe erledigen. Fügt alle teambasierten Aufgaben zu dieser Kategorie hinzu und sorgt dafür, dass die Kommunikation mit den betroffenen Personen nicht ins Stocken gerät. Sollte es sich herausstellen, dass ihr eine der Aufgaben alleine erledigen müsst, könnt ihr sie einfach auf eure „Erledigen“-Liste setzen.
Verschieben: Wenn ihr eine Aufgabe nicht umgehend erledigen müsst, solltet ihr sie verschieben. Am besten haltet ihr eure tägliche To-do-Liste frei von solchen Aufgaben.
Erledigen: Macht euch an die Arbeit – alle Aufgaben auf dieser Liste solltet ihr sofort erledigen. Am besten konzentriert ihr eure gesamte Zeit und Energie nur auf diese Aufgaben.
Nicht vergessen: Es kann eine Weile dauern, bis ihr euch an die Methode gewöhnt habt. Außerdem handelt es sich hierbei um einen langwierigen Prozess und nicht um eine einmalige Sache. Gebt also nicht auf!
