Hilft uns Kommunikation in Echtzeit wirklich dabei, möglichst produktiv zu arbeiten? Ob im Home Office oder Büro: Ständig ansprechbar zu sein, kann auch das Gegenteil bewirken. Die Lösung für mehr Produktivität heißt asynchrone Kommunikation.
Asynchrone Kommunikation findet zeitversetzt statt. Das heißt: Wir sprechen oder telefonieren beispielsweise nicht mit unseren Kollegen, sondern tauschen Nachrichten mit ihnen aus.
Das bekannteste asynchrone Kommunikationsmittel ist natürlich die E-Mail. Hast du dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie entlastend sie eigentlich ist?
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Du hast immer die Möglichkeit, erst dann auf eine E-Mail zu antworten, wenn es dir gerade am besten passt. Und du fühlst dich auch nicht unter Druck gesetzt, sofort zurückzuschreiben – anders als in Team-Messengern wie Slack, die uns aufgrund ihres Chat-Charakters zur Kommunikation in Echtzeit triggern.
Das liegt daran, dass wir grundsätzlich zwar hoffen, eine schnelle Rückmeldung auf eine E-Mail zu erhalten. Wir erwarten sie aber nicht.
Asynchrone Kommunikation: Der Schlüssel für mehr Produktivität und Workflow
Allerdings ist selbst die E-Mail nicht immer asynchron. Eine Studie der USC Viterbi School of Engineering hat im Jahr 2015 ergeben, dass die meisten beruflichen E-Mails auch schon innerhalb von zwei Minuten beantwortet werden.
Zeitversetzte Kommunikation erfordert also in erster Linie die Absicht, auf Produktivität und Workflow statt auf ständige Erreichbarkeit zu setzen. Sie setzt also eine gewisse Selbstständigkeit der Mitarbeiter voraus und eignet sich nicht für alle Branchen und Unternehmen.
Grundsätzlich kann asynchrone Kommunikation dennoch der Schlüssel für mehr Produktivität und Workflow sein – aber eben nur in Firmen, in denen genau diese Punkte auch wichtig sind.
Synchrone Kommunikation lenkt ab
Das sagt auch der Gründer der Firma Doist, Amir Salihefendic. Sein Unternehmen entwickelt unter anderem die App Todoist für mehr Produktivität.
„Der Trend zur Kommunikation in Echtzeit bedeutet, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer seinen Arbeitstag vor allem um Meetings herum planen muss, nur um zwischendurch ständig durch E-Mail und Slack abgelenkt zu werden“, erklärt Salihefendic gegenüber dem Tech-Portal Golem.
Statt die Produktivität zu fördern, lenkt synchrone Kommunikation also eher ab. Instant Messenger und vergleichbare Kommunikationsmittel sollen schließlich dafür sorgen, dass jeder möglichst immer für alle anderen erreichbar ist.
Konzentrierte Arbeit und damit auch mehr Produktivität erscheint damit kaum möglich.
So stellst du dein Unternehmen auf asynchrone Kommunikation um
Wenn du also in einem Umfeld arbeitest, das sogenanntes Deep Work erfordert, solltest du asynchrone Kommunikation einmal ausprobieren. Die Software-Firma Gitlab hat sogar einen kleinen Leitfaden dazu veröffentlicht, wie du dein Unternehmen auf die zeitversetzte Kommunikation umstellen kannst.
Grundsätzlich wichtig für diese Arbeitsweise ist das Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter. Jeder muss einschätzen können, welche Aufgaben als Prioritäten einzuordnen sind und welche warten können.
Und jeder muss auch darauf vertrauen können, dass der andere sich schnellstmöglich bei ihm meldet – aber eben erst dann, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist oder der Workflow nicht darunter leidet.
Auch sollte jeder Mitarbeiter eine ungefähre Vorstellung davon haben, woran seine Kollegen gerade arbeiten. Verständnis und Empathie spielen bei asynchroner Kommunikation ebenfalls eine wichtige Rolle.
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