Der Weg vom Büro ins Home Office stellt viele Angestellte und Unternehmen vor Herausforderungen in der Organisation der Arbeit. Deshalb wollen wir dir heute einmal drei praktische und kostenlose Tools vorstellen, durch die dein Office Management auch digital gelingt.
Das Home Office ist für die allermeisten Menschen zunächst einmal eine Umstellung. Denn während oftmals der Idealtypus des Paradieses in den eigenen vier Wänden in den Köpfen schlummert, sieht die Realität anders aus.
Selbstdisziplin als Schlüssel zum Erfolg im Home Office
Wer im Home Office wirklich effizient und produktiv arbeiten möchte, muss die richtigen Bedingungen schaffen. Dazu zählt im ersten Schritt die mentale Einstellung: Der Eindruck, dass die Arbeit in der eigenen Wohnung eine Spaß-Veranstaltung wird, müssen wir uns aus dem Kopf schlagen.
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Das richtige Wort lautet stattdessen Selbstdisziplin. Ohne einen inneren Antrieb werden wir schon nach wenigen Tagen kaum mehr eine Motivation verspüren, das Bett zu verlassen. Und auch die privaten Verlockungen auf dem Sofa ziehen uns dann noch mehr an.
Deshalb ist es von Beginn an essenziell, die richtigen Voraussetzungen zu schaffen. Für Interessierte habe ich bereits die fünf wichtigsten Tipps und Routinen für mehr Produktivität im Home Office aufgeschrieben. Mittlerweile habe ich immerhin drei Jahre Erfahrung.
Organisation und Kommunikation: 3 Tools für ein effektives Office Management
Selbstverständlich ist eine gute Einstellung und Einrichtung nur der erste Schritt. Wer wirklich effizient von Zuhause aus arbeiten möchte, muss sich gut organisieren. Das Zauberwort dazu lautet: digitales Office Management.
Wir bei BASIC thinking organisieren unsere redaktionellen Abläufe dezentral. Doch die Tools, die wir verwenden lassen sich auch auf jedes andere Unternehmen aus jedem anderen Sektor übertragen. Deshalb wollen wir dir im Folgenden unsere Favoriten vorstellen.
1. Google Calender
Zur Organisation von Aufgaben und Terminen eignet sich der Google Calender perfekt. Er ist einerseits kostenlos und auf allen Smartphones verfügbar. Andererseits lässt er sich parallel im Team und alleine nutzen.
So kann sich jeder Mitarbeiter seinen eigenen Tagesplan im Kalender erstellen und sich Erinnerungen schicken lassen. Zugleich können Termine für mehrere Team-Mitglieder einfach über gemeinsame Kalender organisiert werden.
Das Angenehme daran: Wer beispielsweise nicht die Ordnung des eigenen Tages zerstören möchte, kann die Team-Kalender mit nur einem Klick aus- und wieder einblenden. Das bedeutet also maximale Freiheit für alle Individuen.
2. Trello
Die perfekte Ergänzung für den Google Calender stellt Trello dar. Dabei ergänzt Trello vor allem den Teil des Projekt-Managements der im Google Calender ein wenig zu kurz kommt.
Innerhalb von Trello kannst du beispielsweise unterschiedliche „Boards“ anlegen. Diese kannst du dann gezielt für einzelne Personen oder Abteilungen freigeben. Schließlich braucht das Marketing nicht alle Informationen aus dem Vertrieb oder die Personal-Abteilung stellt nochmals andere Anforderungen.
In einem Board wiederum kannst du dir dann Kacheln und Inhalts-Strukturen samt Links aufbauen. Bei uns gibt es dort beispielsweise Anleitungen für Redakteure in puncto Textaufbau, SEO-Optimierung oder unseren Rechtschreib-Guide.
Und auch fernab des Home Office ist Trello ein großartiges Tool. So können beispielsweise Unternehmen ein Board einrichten, auf dem sie alle Informationen für neue Mitarbeiter hinterlegen. Das erleichtert das Onboarding und spart viel Zeit bei Erklärungen. Vielleicht ein Gedanke für deine Personal-Abteilung?
3. Slack
Das letzte Tool für eine effiziente Organisation im Home Office oder für das dezentrale Arbeiten ist Slack. Dabei handelt es sich um ein digitales Kommunikation-Tool mit Einzel- und Gruppen-Chats.
Wie soll euch ein Chat-Programm weiterhelfen? Ganz einfach: Manchmal reichen die organisatorischen Grundlagen nicht aus und eine Frage kommt auf. Im Büro würdest du zu deinem Kollegen gehen und ihn persönlich fragen. Im Home Office ist das nicht möglich.
Deshalb komplettiert Slack deine Tool-Palette für das Office Management ideal. Eine kurze Nachricht genügt und das Problem lässt sich klären. Ein interessanter Nebeneffekt: Wenn wir nicht zu unseren Kollegen gehen oder sie anrufen, arbeiten wir viel produktiver, da wir weniger „ins Schwafeln“ kommen.
Das soll natürlich nicht dazu führen, dass die zwischenmenschlichen Kontakte ausbleiben. Jedoch haben wir uns sicherlich alle schon einmal darüber aufgeregt, wie viel Zeit wir bei Telefonaten oder Meetings verschwendet haben, wenn doch auch eine Nachricht gereicht hätte.
Ein letzter Tipp zum Office Management
Die Bandbreite an digitalen Tools ist gigantisch – und täglich erscheinen neue. Die wichtigste Erkenntnis ist aus unserer Erfahrung: Haltet die Anzahl der Plattformen und Kanäle gering. Je mehr Dienste zum Einsatz kommen, desto unübersichtlicher wird alles. Und genau das wollen wir ja vermeiden.
Deshalb überlegt euch im Team gut, auf welche Plattformen ihr setzen wollt und wählt die richtigen aus. Denn auch das führt wieder zu mehr Produktivität und Effizienz beim Arbeiten.
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Super Tipps – vielen Dank! Gerade in der jetztigen Situation mit so viel Homeoffice hat sich bei uns auch der Wechsel zu Zoom mehr als bewährt – Videoconferencing funktioniert damit wirklich einwandfrei!