Mit der Lohnsteuer wirst du konfrontiert, wenn du in deinem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigst. Für den deutschen Fiskus gehört sie zu den wichtigsten Einnahmequellen.
Anders als z.B. die Einkommensteuer ist die Lohnsteuer eine Quellensteuer. Das heißt, die Steuer wird direkt an der Quelle abgeführt. Die Quelle ist in diesem Fall der Bruttoarbeitslohn deines Mitarbeiters. Nach dem deutschen Steuerrecht bist du als Unternehmer und Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass ein korrektes Lohnsteuerabzugsverfahren durchgeführt wird.
Hierfür hast du zwei Möglichkeiten: Entweder beauftragst du ein Steuerbüro oder ein Lohnbüro mit der Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung oder du wählst für diese Aufgabe eine Inhouse-Lösung.
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Die Lohnsteuer: Grundlagen und rechtliche Bestimmungen
Die Lohnsteuer ist eine Sonderform der Einkommensteuer. Der Staat erhebt sie von allen Erwerbstätigen, die als Arbeitnehmer in einem lohnsteuerpflichtigen Arbeitsverhältnis stehen. Damit die Finanzbehörde die Lohnsteuer bekommt, wurde das Lohnsteuerabzugsverfahren entwickelt.
Bei diesem Lohnsteuerabzugsverfahren werden die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge von dem Bruttoarbeitslohn abgezogen. Das verbleibende Nettogehalt zahlst du an den Arbeitnehmer aus.
Entscheidest du dich, die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen, musst du unter Umständen lohnsteuerliche Freibeträge berücksichtigen. Darüber hinaus kannst du deinen Mitarbeitern bestimmte Sachzuwendungen zukommen lassen, die von der Lohnsteuer befreit sind oder nicht komplett versteuert werden müssen.
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Lohnsteuer und das Lohnsteuerabzugsverfahren finden sich in den folgenden rechtlichen Grundlagen:
- Abgabenordnung
- Einkommensteuergesetz
- Lohnsteuer-Durchführungsverordnung
- Lohnsteuer-Richtlinien
Die Lohnsteuer bei einem Minijob
Beschäftigst du als Unternehmer einen Arbeitnehmer auf Minijob-Basis, beachtest du bei dem Lohnsteuerabzugsverfahren die folgenden Punkte:
- Die Lohnsteuer wird als Pauschsteuer (2 %) behandelt, die du als Unternehmer für deinen Beschäftigten trägst. Damit sind die Lohnsteuer und die Kirchensteuer für diesen Mitarbeiter abgedeckt.
- Sind keine Beiträge zur Rentenversicherung zu entrichten – weil dein Mitarbeiter das Renteneintrittsalter erreicht hat – kommt eine Pauschalversteuerung mit 2 % nicht in Betracht. Sofern der Arbeitslohn deines Mitarbeiters nicht mehr als 520 € beträgt, kannst du diesen mit 20 % pauschal versteuern.
- Alternativ wälzt du die Pauschsteuer auf deinen Arbeitnehmer ab. Dies bedeutet, dass er selbst für die Zahlung der Lohnsteuer aufkommt.
Die Steuerklassen in der Lohnsteuer
Damit die persönlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers im Lohnsteuerverfahren ausreichend beachtet werden, unterscheidet das Lohnsteuerrecht die folgenden sechs Lohnsteuerklassen:
- I: Für unverheiratete Arbeitnehmer
- II: Für alleinerziehende Arbeitnehmer
- III: Für den besserverdienenden Ehepartner
- IV: Für verheiratete Ehepaare, die beide eine nicht selbstständige Tätigkeit ausüben
- V: Für den geringverdienenden Ehepartner
- VI: Für Arbeitnehmer, die ein zweites lohnsteuerpflichtiges Arbeitsverhältnis (keinen Minijob) haben
Die lohnsteuerlichen Freibeträge
Um bestimmte persönliche Verhältnisse – wie z. B. die Betreuung eines Kindes als alleinerziehender Arbeitnehmer – zu berücksichtigen, lässt der Gesetzgeber lohnsteuerliche Freibeträge zu. Hierzu zählen:
Entlastungsfreibetrag: Den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende können nur getrenntlebende Eltern geltend machen, wenn sie mindestens ein Kind betreuen. Sie werden in die Lohnsteuerklasse II eingruppiert.
Kinderfreibetrag: Den Kinderfreibetrag können Eltern mit Kindern geltend machen. Für jedes Kind wird ein Freibetrag von 0,5 eingetragen.
Die lohnsteuerlichen Freibeträge musst du berücksichtigen, wenn sie auf der elektronischen Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers vermerkt sind. Anderenfalls kann dein Arbeitnehmer die lohnsteuerlichen Freibeträge im Rahmen seiner privaten Einkommensteuererklärung geltend machen.
Lohnsteuer: Welche Arbeitgeberzuwendungen sind lohnsteuerfrei?
Bestimmte Arbeitgeberzuwendungen kannst du deinem Mitarbeiter gewähren, ohne dass sie unter die Lohnsteuer fallen. Zu diesen lohnsteuerfreien Arbeitgeberzuwendungen gehören z.B. :
- Tankgutscheine (bis 50 € monatlich)
- Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge: Hierbei ist zu beachten, dass die Zuschläge nicht einen bestimmten Prozentsatz des Grundlohns übersteigen. Für Sonn- und Feiertage darf der Zuschlag nicht über 50 % des Grundlohns liegen. Für die Nachtarbeit hat der Gesetzgeber einen Prozentsatz von maximal 25 % festgelegt.
- Aufmerksamkeiten, die zu bestimmten Anlässen (z. B. Geburtstag, Hochzeit oder Dienstjubiläum) geleistet werden: Die Aufmerksamkeiten können lohnsteuerfrei geleistet werden, wenn sie im Jahr nicht mehr als 60 € betragen.
Lohnsteuerabzugsverfahren: Die Gehaltsabrechnung per Inhouse-Lösung
Ein korrektes Lohnsteuerabzugsverfahren setzt voraus, dass du die Lohnsteuer korrekt ermittelst. Dies gilt für die Mitarbeiter in deinem Unternehmen und im Home-Office.
Die Grundlage für die Ermittlung der Lohnsteuer ist die elektrische Lohnsteuerkarte (ELStAM) des Arbeitnehmers. Hieraus gehen alle lohnsteuerlichen Informationen hervor, die du für die Berechnung der Lohnsteuer benötigst. Dazu zählen z. B.:
- Die ETIN (Elektronische Transfer-Identifikationsnummer)
- Das Geburtsdatum und die Religionszugehörigkeit
- Die Anzahl der Kinderfreibeträge und andere lohnsteuerliche Freibeträge, wie z. B. den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende
- Die Steuerklasse
Die Daten aus der elektrischen Lohnsteuerkarte pflegst du in die Personalstammdaten der Software ein, die du für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in deinem Betrieb einsetzt. Nachdem du die Angaben zur Sozialversicherung berücksichtigt hast, erstellst du zunächst eine Probeabrechnung. Hiermit kannst du prüfen, ob alle Angaben korrekt erfasst wurden. Im Bedarfsfall nimmst du Änderungen vor und führst anschließend die endgültige Abrechnung durch. Hierbei werden die Lohnsteueranmeldung und die Beitragsnachweise für die Krankenkassen an die zuständigen Institutionen übermittelt. Im Idealfall führt die Software auch die Überweisungen der Nettogehälter an die Arbeitnehmer aus.
Berechnung der Lohnsteuer: Vermeide diese typischen Fehler
Hast du die Lohnsteuer nicht korrekt ermittelt, musst du als Unternehmer mit beschäftigten Arbeitnehmern für den Schaden aufkommen. Zu den häufigsten Fehlern, die du vermeiden solltest, gehören:
- Nach der Heirat eines Arbeitnehmers hast du die Lohnsteuerklasse nicht auf III, IV oder V geändert.
- Ein unverheirateter Arbeitnehmer geht in deinem Unternehmen ein zweites lohnsteuerpflichtiges Arbeitsverhältnis ein. Du rechnest ihn mit der Lohnsteuerklasse I ab.
- Auf der elektronischen Lohnsteuerkarte einer Mitarbeiterin in der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende eingetragen. Diese Information fehlt bei der Erstellung der Lohnabrechnung.
Führst du die Lohnsteuer nicht pünktlich an das Finanzamt hat, musst du haften. Ein Verschulden deinerseits wird hierfür nicht vorausgesetzt. Es reicht, wenn dir eine objektive Pflichtverletzung nachgewiesen werden kann.
Über den Autor: Michael Gottlieb ist staatlich geprüfter Betriebswirt und lebt mit seiner Familie im Bayrischen Wald. Während seiner Karriere im Rechnungswesen erstellte er Wirtschaftlichkeitsanalysen für die Geschäftsleitung und spezialisierte sich auf dem Gebiet der Existenzgründung. Heute bringt er sein breitgefächertes Wissen zu den unterschiedlichsten finanziellen Aspekten des Unternehmens auch gerne zu Papier, um Jungunternehmern über die letzten interessanten Entwicklungen zu informieren.
