3G-Nachweis kontrollieren: Diese App nimmt Arbeitgebern die Arbeit ab

Seit dem 24. November 2021 sind Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, einen 3G-Nachweis (geimpft, genesen, getestet) eines jeden Angestellten vor Dienstantritt zu überprüfen. Die App Memoresa verspricht, diesen Prozess rechtskonform und datenschutzsicher zu digitalisieren. Ein Interview.

Das Coronavirus gehört zu den größten Herausforderungen der letzten Jahre und womöglich sogar Jahrzehnte. Um das ansteckende Virus einzudämmen und der Pandemie Einhalt zu gebieten, haben Regierungen rund um den Globus umfangreiche Maßnahmen ergriffen.

So sind Arbeitgeber beispielsweise seit dem 24. November 2021 dazu verpflichtet, den 3G-Nachweis aller Arbeitnehmer:innen vor Dienstantritt zu kontrollieren. Dieser Prozess der Überprüfung ist mit einem hohen personellen und buchhalterischen Aufwand verbunden.

3G-Nachweis per App kontrollieren

Genau diesen wollen Steffen Stundzig und Jörg Schädlich mit Memoresa erheblich reduzieren. Die App von Memoresa ermöglicht es Arbeitgebern, den 3G-Nachweis ihrer Angestellten digital, rechtssicher und in Echtzeit zu kontrollieren. Im Interview erklärt Steffen Stundzig, wie das funktioniert und welche Kosten anfallen.

BASIC thinking: Steffen, du hast mit deinem Partner Jörg Schädlich im Jahr 2019 memoresa gegründet. Was verbirgt sich hinter diesem Namen?

Steffen Stundzig: Wir waren auf der Suche nach einem Namen für unser Start-up, der gut klingt und einprägsam ist. Beim Abendessen mit meiner Familie hat meine Tochter, die sich gerade auf eine Lateinklausur vorbereitet hat, das Wort memoriae übersetzt.

Auf Deutsch heißt das so viel wie Erinnerung. Der Wortstamm war damit gefunden. Damit man sich aber wirklich gut an den Namen erinnern kann, wurde der Begriff letztlich zu Memoresa.

Seit dem 24. November 2021 gilt das neue Infektionsschutzgesetz. Seitdem müssen Arbeitgeber den 3G-Status (geimpft, genesen, getestet) ihrer Mitarbeiter:innen nachweisen. Auch dazu habt ihr eine Lösung. Wie sieht diese genau aus?

Mitarbeiter:innen können ihren Impf- oder Genesenen-Status einfach mit unserer App einscannen und in ihrem eigenen Ordner für Impfdokumente ablegen. Arbeitgeber wiederum bekommen zyklisch mitgeteilt, ob die Mitarbeiter:innen eines der 3 Gs erfüllen.

Da Datenschutz für uns wirklich wichtig ist, erfährt der Arbeitgeber aber nicht, ob ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin geimpft, genesen oder getestet ist.

Digitale 3G-Nachweis-Kontrolle: Die Vor- und Nachteile

Welche Vorteile bringt eure Anwendung mit sich?

Mitarbeiter:innen müssen sich nicht an einem bestimmten Ort in der Firma oder im Büro melden. Stattdessen funktioniert der Check komplett online. Und auch die Zettelwirtschaft beim Arbeitgeber entfällt, da wir natürlich sekundengenau nachweisen können, wer wann welche Zertifikate seitens der Arbeitnehmer:innen geliefert hat.

Und welche Nachteile gibt es?

Arbeitgeber und Mitarbeiter:innen müssen sich einmal bei Memoresa anmelden. Das ist aus Gründen des Datenschutzes notwendig. Für Arbeitnehmer:innen ist das kostenlos.

Nicht direkt ein Nachteil, allerdings trotzdem relevant ist mit Sicherheit der Kostenfaktor. Die günstigste Variante kostet 50 Euro im Monat für bis zu 50 Mitarbeiter:innen. Hinzu kommen noch Einmalkosten für die Implementierung in Höhe von 500 Euro.

Wieso ist der monatliche Preis gerechtfertigt?

Wettbewerber arbeiten mit sieben Euro pro Mitarbeiter:in aufwärts. Da sind wir deutlich günstiger. Und für die Einmalkosten bekommen die Arbeitgeber das Memoresa-Portal auch in ihrem eigenen Design. Das erhöht die Wiedererkennung bei den Arbeitnehmer:innen drastisch und wirkt sich positiv auf die Arbeitgebermarke aus.

Und bis 31. Dezember 2021 entfällt diese Gebühr sogar inklusive 50 Prozent auf den Monatspreis. Stellt man die 50 Euro pro Monat den Personalkosten gegenüber, die für interne Checks per Hand aufgewendet werden müssen, dann profitieren Unternehmen vom automatischen 3G-Check ganz klar.

Wäre nicht eine Lösung für Kleinstbetriebe hilfreich? Insbesondere Handwerker:innen oder soziale Dienstleister arbeiten oft in kleinen Teams mit vier oder fünf Kolleg:innen. Gibt es da auch individuelle Angebote?

Ja, natürlich. Aktuell sind wir bei 25 Euro pro Monat. Das sind rund 15 Minuten, die ich für einen Handwerker oder eine Handwerkerin zahlen muss.

So funktioniert die Kontrolle des 3G-Nachweis

Gehen wir mal in die Praxis: Wenn ich mich als Arbeitgeber dazu entscheide, den 3G-Status über Memoresa abzufragen. Wie sieht das konkrete Vorgehen nach der Implementierung aus? Nimm uns einmal Schritt für Schritt mit.

Arbeitgeber richten ihr Konto bei Memoresa ein, indem sie sich schnell und einfach registrieren. Danach bekommen sie eine E-Mail mit einer Einladung als Link und QR-Code. Diesen senden die Arbeitgeber an alle Arbeitnehmer:innen.

Diese können sich damit ebenfalls unkompliziert anmelden und scannen dann einmal mit unserer App den QR-Code vom Impfpass, Test oder Genesenen-Zertifikat. Am nächsten Morgen, bei Bedarf auch eher, erhält der Arbeitgeber eine Nachricht mit einem Excel-Dokument, in dem für alle Arbeitnehmer:innen der 3G-Status aufgelistet ist. Der Arbeitgeber kann dann wiederum damit weiterarbeiten.

Und wie sieht der Ablauf für die Arbeitnehmer:innen aus?

Wie eben beschrieben: Mit einem Link per E-Mail oder QR-Code einfach bei Memoresa registrieren, Namen eintragen, QR-Code vom jeweiligen Dokument scannen und fertig.

Können die Arbeitgeber den genauen Status eines Angestellten herausfinden, wenn ich die Memoresa-App nutze – also lässt sich herausfinden, ob jemand geimpft oder getestet ist?

Nein. Das ist aus Datenschutzgründen nicht erlaubt. Unabhängig davon sind wir aber im Falle einer Prüfung beispielsweise durch das Ordnungsamt jederzeit in der Lage, den 3G-Status auch zu bestätigen. Wir verarbeiten nur gültige Zertifikate, die wir genau wie die CovPass-App oder die Corona-Warn-App mit staatlichen Stellen gegenprüfen.

Die Überprüfung der 3G-Zertifikate

Zurück zur Seite des Arbeitgebers: Wenn ein Arbeitnehmer seinen 3G-Nachweis hochgeladen hat, gilt es diese zu überprüfen. Wie genau funktioniert das?

Die Prüfung passiert beim Scannen durch die Arbeitnehmer:innen automatisch. Ungültige Nachweise werden gar nicht akzeptiert.

Schon mehrfach wurde in der Vergangenheit zu gefälschten Impfnachweisen oder auch gefälschten Testzertifikaten gegriffen. Wie stellt Memoresa sicher, dass die Dokumente wirklich echt sind?

Das ist etwas technischer. Ich versuche es zu erklären. Es gibt eine Liste von digitalen Stempeln, mit denen die Impfnachweise jeweils abgestempelt werden. Wird nun ein solcher Nachweis bei Memoresa hochgeladen, prüfen wir, ob der Nachweis mit einem der öffentlich bekannten Stempel unterschrieben oder abgestempelt wurde.

Diese Verfahren sind technisch auf einem Stand, der als sicher zu bezeichnen ist. Wenn nun allerdings die Arbeitnehmer:innen sich diesen Impfnachweis beispielsweise durch eine Fälschung in einer Apotheke erschlichen haben, können wir das nicht prüfen. Diese Verantwortung liegt bei den Institutionen, die die Stempel verwenden dürfen.

Die Frage nach der Haftung

Sollte bei einer behördlichen Prüfung herauskommen, dass ein Testnachweis beispielsweise falsch ist: Wer übernimmt dann die Verantwortung – Memoresa oder doch das Unternehmen?

Wir verarbeiten nur rechtlich und technisch gesicherte Nachweise. Hier kann nur der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin selbst absichtlich betrügen, indem er oder sie eine Impfung beispielsweise fälscht und bei einer Apotheke einreicht.

Die Verantwortung hierfür liegt klar beim Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin, der oder die bewusst falsch handelt.

Jetzt ist es so, dass Arbeitnehmer:innen ohne 3G-Nachweis das Arbeiten nicht beginnen dürfen. Das ist vor Ort einfach. Doch wie stellen Arbeitgeber auf Distanz sicher, dass ein Mitarbeiter beispielsweise auf einer Baustelle nicht doch einfach das Arbeiten beginnt, ohne dass die Kontrolle des Nachweises erfolgt ist?

Nun, das liegt natürlich beim Arbeitgeber. Ein Vorschlag wäre, dass wenn der Nachweis durch den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nicht bis 7 oder 8 Uhr erbracht ist, er einfach nicht arbeiten darf oder nachträglich seine geleisteten Stunden nicht anerkannt werden. Was da rechtlich möglich ist, kann ich aber nicht mit Gewissheit sagen.

Und wie sieht es im Falle eines fehlenden Nachweises aus?

Wie eben beschrieben, liegen die Sanktionen auf Seiten des Arbeitgebers. Wir liefern ein gutes Werkzeug, um die Nachweise rechtssicher zu verwalten.

Datenschutz bei Memoresa

Impfausweise und Testzertifikate enthalten zahlreiche persönliche Informationen. Wie stellt ihr bei Memoresa den Schutz der Daten sicher?

Der Arbeitgeber erhält ausschließlich die Info, ob eines der 3 Gs erfüllt ist und wie die Personalnummer und der Name des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin lauten. So verlangt es auch das Gesetz.

Darüber hinaus ist unser Portal gänzlich DSGVO-konform, von Jurist:innen geprüft und von Beginn an in Zusammenarbeit mit einer Datenschutzexpertin entwickelt. Alle bei uns hinterlegten Daten liegen auf Servern in Deutschland. Daten werden zu keinem Zeitpunkt getrackt, analysiert oder an Dritte weitergegeben.

Zuletzt noch eine abschließende Frage: Insbesondere rund um das Coronavirus gibt es viele digitale Angebote – beispielsweise virtuelle Schnelltests. Die Anbieter sagen, dass die angebotenen Lösungen rechtssicher sind. Behörden widersprechen dabei allerdings oftmals. Wie sieht die Lage bei Memoresa aus?

Wir verarbeiten nur Nachweise, die wir auch mit den Mitteln und technischen Möglichkeiten unseres Rechtsstaates verarbeiten dürfen. Wir bieten selbst weder Tests noch Zertifikate an. Dabei orientieren wir uns immer an den gesetzlichen Grundlagen und besprechen die regelmäßig mit unseren Anwält:innen.

Euer 3G-Check hält also den gesetzlichen Vorgaben der Bundesregierung stand?

Auf jeden Fall. Meine Anwältin würde jetzt sagen: Wir agieren sicher im rechtlichen Sinne.

Vielen Dank für das Gespräch, Steffen!

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