Feste Arbeitszeiten, klare Strukturen und eindeutige Aufgaben, die schnell zu erledigen sind. Wenn diese Voraussetzungen in der täglichen Arbeit erfüllt sind, spricht nichts gegen schnelle und effiziente Arbeit. Aber wie sieht es in der Realität aus? Asana hat sich genau damit beschäftigt und die jährliche „Anatomie der Arbeit“-Umfrage durchgeführt.
Bereits vor der Pandemie mussten sich Arbeitnehmer an den digitalen Wandel anpassen. Durch die Pandemie und den schnellen Wechsel hin zum Remote Work, hatten sie dann aber keine andere Chance.
Die diesjährige „Anatomie der Arbeit“-Umfrage von Asana beschreibt, wie sich die Arbeitswelt in Deutschland verändert hat und wie effizient wirklich gearbeitet wird.
Problem: Die Arbeit rund um die Arbeit
Trotz der Umstellung auf die Arbeit im Home Office konnte nicht gelöst werden, dass Arbeitnehmer zu viel mit der Arbeit rund um die Arbeit beschäftigt sind. Dabei geht es um alle Tätigkeiten, die nicht mit der eigentlichen Facharbeit zusammenhängen. Also beispielsweise die Suche nach Informationen, das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Anwendungen, Doppelarbeit, unnötige Status Meetings und Ablenkungen.
Laut der „Anatomie der Arbeit“-Umfrage von Asana verbringen Arbeitnehmer ganze 58 Prozent ihrer Zeit mit der Koordination, statt sich mit den Aufgaben zu beschäftigen, für die sie eigentlich eingestellt wurden.
Daraus resultiert, dass jede fünfte Frist nicht eingehalten wird. Und das, obwohl 90 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland länger arbeiten, als vorgeschrieben.
Die „Anatomie der Arbeit“-Umfrage 2021 beschäftigt sich deswegen mit der Frage, wie einzelne Mitarbeiter, Teams und ganze Unternehmen für mehr Klarheit sorgen und mit den neuen Herausforderungen umgehen können.
Doppelte Arbeit = Doppelte Belastung?
Neben Überstunden und den zahlreichen Meetings ist auch die Doppelarbeit ein Faktor dafür, warum die eigentliche Effizienz leidet. Beispielsweise verbringen Wissensarbeiter in Deutschland 4 Stunden und 44 Minuten pro Woche (auf ein Jahr gerechnet also einen ganzen Monat) mit Doppelarbeit.
Dabei handelt es sich um Arbeitsvorgänge, die bereits abgeschlossen sind, trotzdem noch einmal bearbeitet werden und damit Zeitverschwendung bedeuten.
Die Zahl steigt besonders bei Mitarbeitern, die während der Pandemie eine neue Position übernommen haben. Nämlich auf ganze 7 Stunden und 25 Minuten pro Woche. Genau das ist möglicherweise ein Indiz dafür, dass die Verbesserungen in deutschen Unternehmen nur von kurzer Dauer sind, da während der Pandemie viele neue Mitarbeiter eingestellt wurden.
Die Lösung: Ein klares, einheitliches System
Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, um trotz der offensichtlichen Probleme ihre Effizienz zu fördern? Teams sollten mehr Klarheit ins Unternehmen bringen und ein einheitliches System für Work Management, wie Asana, einführen.
Dadurch wird für alle eindeutig geklärt, wer was macht. Zusätzlich ist sichtbar, welche Aufgaben bereits erledigt wurden. Dadurch müssen nicht mehrere Mitarbeiter an einer längst geklärten Aufgabe arbeiten und damit Zeit verschwenden.
Für noch tiefgründigere Ergebnisse, kannst du dir die gesamten Ergebnisse der „Anatomie der Arbeit“-Umfrage 2021 von Asana herunterladen und die Probleme durch konstruktive Ansätze im Bericht auch in deinem Unternehmen umsetzen.
