Kaum jemand, der im Projektmanagement arbeitet wurde bisher von den stressigen Phasen, in denen man 20 Deadlines parallel jongliert, pro Stunde fünf neue E-Mail-Anfragen reinflattern und der Kaffee wegen spontanen Video-Calls nur noch kalt getrunken wird, verschont. Doch auch diese Phasen gehen vorbei und in der Zwischenzeit hilft eine Prise Humor – und Unterstützung durch eine gute Agentursoftware wie das HQ. Wir haben fünf Dinge für dich, die kein Projekt-Manager in einer Agentur sagt und zeigen dir, dass eine all-in-one Agentursoftware die Lösung sein kann.
1. „Ach super, die Deadline für das Projekt ist schon morgen!“
Viele Projekte laufen parallel und die verschiedenen Deadlines verschwimmen viel zu schnell miteinander, wenn Projekte in Excel-Tabelle & Co. geplant werden. Dann ist es schnell passiert, dass eine wichtige Deadline vergessen wird.
Eine gute Agentursoftware wie das HQ bietet dir eine umfassende Projektplanung, mit der du keine Deadline mehr aus den Augen verlierst. Die projektübergreifenden Ansichten sorgen dafür, dass du als Projektmanager einen noch besseren Überblick hast und up-to-date über den Fortschritt deiner Projekte, die Verantwortlichkeiten und die anstehenden To-Dos deines Teams bist.
2. „Ich habe die Abwesenheiten aller 30 Teammitglieder im Kopf!“
Welcher Mitarbeiter hat wann Urlaub? Bei wenigen Teammitgliedern noch kein Problem, sobald die Zahl steigt, ist der Überblick aber nicht mehr da. Und genau dann, wenn die Deadline eines wichtigen Projekts ansteht, fehlen die Mitarbeitenden.
Die Ressourcenplanung in einer Agentursoftware wie dem HQ schafft Abhilfe. Hier laufen Projektpläne, Urlaube, Arbeitszeiten, Feiertage usw. an einem Ort zusammen. Dank der grafischen Darstellung der Auslastung des Team sind Kapazitätsengpässe für dich als Projektmanager auf einen Blick erkennbar.
3. „Die eine E-Mail von vor 3 Jahren? Find ich sofort!“
Es gibt kaum etwas nervigeres und zeitgleich aufwändigeres als eine E-Mail zu suchen, die irgendwo im Verlauf von vor drei Jahren schlummert. Aber wenn genau diese E-Mail gebraucht wird, bleibt keine andere Lösung. Dieses Problem ist dank dem integrierten CRM der Agentursoftware HQ passé. Dank der praktischen Kontakthistorie kannst du deine E-Mails automatisch ablegen und jeden Kundenkontakt dem entsprechenden Lead oder Projekt zuordnen.
Und siehe da – schon findest du E-Mails mit nur wenigen Klicks. Das spart dir als Projektmanager eine Menge Zeit und Nerven.
4. „Die 100 Wordvorlagen passe ich dann nach Feierabend händisch an!“
Ihr benutzt verschiedene Vorlagen für eure Belege? Sobald sich eine Kleinigkeit ändert, muss auch jede einzelne Vorlage geändert werden. Mit der Agentursoftware HQ wird die Belegerstellung zum Kinderspiel und du musst nie wieder eine Wordvorlage manuell anpassen.
Stattdessen kannst du alle Belege frei gestalten – vom Logo über die Schriftart bis hin zum Layout. Die wiederverwendbaren Vorlagen sorgen dafür, dass deine KVAs und Angebote, Rechnungen, Bestellungen und Mahnungen wie aus einem Guss aussehen.
5. “Die Auswertung liegt als Excel auf dem Desktop? Super praktisch!”
Auswertungen und Controlling gehören für jedes Unternehmen zu den wichtigsten Aufgaben. Nur so kann analysiert werden, wo und wie man sich verbessern kann. Mit 100 verschiedenen Excel-Listen, die im schlimmsten Fall ungeordnet auf dem Desktop liegen, ist das Chaos vorprogrammiert.
Eine Agentursoftware wie das HQ ist die Rettung aus dem Excel-Chaos. In zahlreichen Controlling-Modulen fließen alle Informationen aus deinen Projekten in übersichtlichen Auswertungen zusammen, z.B. gebuchte Zeiten und Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm. So hast du als Projektmanager immer einen aktuellen und vollständigen Überblick über die Projektfinanzen – egal an welchem Ort du gerade arbeitest.
HQ: Die all-in-one Lösung für deine Agentur
Eine gute Agentursoftware wie das HQ macht nicht nur Projektmanagern, sondern allen Mitarbeitern in deiner Agentur das Leben leichter und bringt alles mit, was Agenturen für eine gute Planung brauchen. Das Dashboard zeigt alle wichtigen Informationen auf einen Blick an. Jeder Mitarbeiter weiß, wofür er zuständig ist und kann von überall auf die Projektdaten zugreifen, die zum produktiven Arbeiten benötigt werden.
Durch die integrierte Ressourcenplanung weißt du als Projektmanager direkt, wie viele Kapazitäten frei sind und kannst deine Projekte dadurch optimal planen. Außerdem kannst du mit einem Klick aus deiner Projektplanung heraus Angebote erstellen und Rechnungen automatisch versenden lassen.
Wenn du mehr Ordnung und Struktur in deinen Projektprozess bringen willst, dann kannst du das HQ jetzt kostenlos und unverbindlich testen.
