Die E-Mail ist fertig, du hast auf „Senden“ gedrückt und stellst dann fest: „Oh, Gott.“ Wir alle kennen diese Situation aus dem Büro. Das Wichtigste: Wenn dir einer dieser vier E-Mail-Fehler passiert, solltest du sofort reagieren. Wir geben dir Tipps für die Antwort.
Die E-Mail ist tot? Von wegen! Die Anzahl der verschickten E-Mails steigt jedes Jahr weiter an. Im Jahr 2020 waren es 306 Milliarden (!) Nachrichten. Für das Jahr 2021 wird eine Steigerung auf 319 Milliarden E-Mails erwartet.
Natürlich gibt es auch viele Spam-Mails, die das Aufkommen in die Höhe treiben. Diese solltest du jedoch einerseits auf keinen Fall abbestellen und andererseits verdeutlicht auch der Spam die Bedeutung des Kanals.
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4 E-Mail-Fehler im Büro und die richtige Reaktion
Und wo sprichwörtlich gehobelt wird, fallen auch Späne. Oder anders ausgedrückt: Egal wie aufmerksam du bist: Jedem von uns unterlaufen in der beruflichen Kommunikation via E-Mail früher oder später Missgeschicke.
Das ist menschlich. Entscheidend ist jedoch, dass du deine E-Mail-Fehler nicht unkommentiert stehen lässt, sondern sofort darauf reagierst. Kommunikationscoach Michael Hasenkamp ordnet weit verbreitete Fehler ein und verrät, wie du im Idealfall darauf reagierst.
1. Peinliche Autokorrektur
Eigentlich ist die Autokorrektur eine hilfreiche Funktion, um die gröbsten Fehler automatisch zu eliminieren. Insbesondere bei Namen kann sie jedoch schnell für Verwirrung und Ärger sorgen. Denn wer wird schon gerne mit „Herr Erguss“ oder „Frau Höhepunkt“ angesprochen?
Passiert dir ein solches Missgeschick rät Hasenkampf dazu, sich sofort zu entschuldigen. Drücke dein schlechtes Gewissen aus und signalisiere, dass du weißt, dass dir ein derartiger E-Mail-Fehler nicht hätte passieren dürfen.
2. Fehler in der Ansprache von Externen
Wenn „Herren“ „Hurren“ werden oder aus „Damen“ die „Dummen“, dann ist ebenfalls eine sofortige Reaktion notwendig. Das gilt insbesondere dann, wenn diese Fehler in E-Mails mit Außenstehenden oder Kooperationspartnern passieren.
Im Gespräch mit dem Spiegel rät Hasenkamp dazu, offensiv zu kommunizieren. Das funktioniert beispielsweise, in dem man in künftigen Gesprächen beteuert, dass man doch immer an diesen dummen Tippfehler denke und das stets ein schlechtes Gewissen wecke.
Sobald der Empfänger dein Unwohlsein erkennt, ist die Geschichte vermutlich schnell vergessen.
3. Rassismus und Sexismus
Wir haben schon gesehen, dass der Grat zwischen den erdachten Wörtern und Begriffen und gefährlichen Verwandten oftmals sehr schmal ist. Wenn aus „jugendfrei“ dann aus Versehen „judenfrei“ wird, schrillen die Alarmglocken.
Insbesondere im Umgang mit dem Holocaust oder anderen rassistischen und historisch belasteten Themen ist die Gefahr groß. Gegenüber dem Spiegel rät Hasenkamp:
Das ist eine sprachliche Verwechslung, die mich betroffen macht. Das darf einfach nicht passieren. Es gibt Bereiche, in denen es keine Witzigkeit gibt.
Er ergänzt, dass die Entschuldigung intensiv und nachdrücklich sein müsse.
4. Falscher Empfänger
Im Trubel des beruflichen Alltags landet eine E-Mail für einen Kollegen dann schnell mal bei einem Externen mit dem gleichen Namen oder noch schlimmer: bei einem ganzen Verteiler.
In beiden Fällen ist eine Richtigstellung wichtig. Dabei sollte man stets sein Entsetzen über den begangenen Fehler zum Ausdruck bringen und ehrlich sein. Denn insbesondere, wenn der Inhalt nicht für den versehentlichen Empfänger bestimmt war, sollte dies auch so kommuniziert werden.
Entschuldigung und Prävention
Im Idealfall nimmt dein Gegenüber deinen Fehler oder deinen Vertipper mit Humor auf. Doch gerade dann ist es trotzdem wichtig, sich zu entschuldigen. Das zeigt nämlich, dass du dir deines Fehlers bewusst bist. Zugleich erweist du deinem Gesprächspartner den gebührenden Respekt.
Der wichtigste Ratschlag um E-Mail-Fehler zu vermeiden, ist jedoch die aktive Prävention. Das heißt: Wenn du gerade mit den Gedanken in fünf Projekten gleichzeitig bist, solltest du keine wichtigen Mails verschicken. Denn genau dann passieren Missgeschicke.
Stell dir vor, dass du eine Bewerbung verschickst. In diesem Fall achtest du auch darauf, dass alle Anhänge korrekt sind und kein Fehler in der Anschrift oder im Fließtext passiert.
Im beruflichen Alltag kannst du dir dieses Szenario künstlich erschaffen, indem du für fünf Minuten alle Umgebungsgeräusche ausblendest und die E-Mail schreibst. Anschließend verlässt du den Raum oder tätigst ein Telefonat und liest dann vor dem Absenden nochmal über die komplette E-Mail.
Selbstverständlich garantieren auch diese Vorkehrungen nicht, dass dir keine Fehler in E-Mails mehr passieren. Allerdings minimierst du das Risiko. Außerdem weißt du nun, wie du auf Missgeschicke deinerseits reagierst.
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