Gerade als Unternehmer oder Gründer willst du deine Ideen, Produkte und sonstigen Geschäftsgeheimnisse schützen. Dabei hilft eine Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarung (GHV). Wir erklären dir, worauf du beim Aufsetzen achten solltest.
Die Geschäftswelt, in der sich Entrepreneure und Gründer bewegen, ist bekanntermaßen hoch-kompetitiv. Der Wettbewerb ist hart und Copycats lauern an jeder Ecke.
Aus diesem Grund ist es nicht verwunderlich, wenn Unternehmer Informationen, die ihr Geschäft betreffen, nur zurückhaltend an andere weitergeben. Zu groß ist die Gefahr, dass diese Informationen für fremde Zwecke zum Einsatz kommen.
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Das ist dann besonders problematisch, wenn es sich um Informationen handelt, die die Grundlage des eigenen Geschäfts bilden. Jedoch ist es manchmal notwendig, Informationen weiterzugeben. Das gilt zum Beispiel im Hinblick auf geplante Kooperationen oder auch bei Beauftragungen.
Es stellt sich dann die Frage: Wie kann mich meine Geschäftsgeheimnisse schützen? Wie verhindere ich den Missbrauch (meiner) Informationen bei der Weitergabe?
Schutzbedürftigkeit
Allerdings ist am Anfang ein offenes Wort erforderlich. Nicht alle Informationen, die man selbst als „geheim“ oder „wertvoll“ einstuft, sind es auch. So stellen viele Unternehmen Informationen zu ihrem Unternehmen selbst, zu dem, was sie tun, und zu ihren Produkten in öffentlichen Quellen zur Verfügung.
Diese Informationen dann anderweitig zu schützen, ergibt keinen Sinn. Deine Geschäftsgeheimnisse schützen ergibt immer dann einen Sinn, wenn es beispielsweise um Technologien geht. Das ist zum Beispiel Knowhow, das anderweitig nicht oder nur schwer zu beschaffen ist.
Absatzzahlen und Gewinnmargen sind dagegen verhältnismäßig weniger schutzwürdig. Etwas anderes kann jedoch gelten, wenn es um einen Investmentprozess geht.
Schutzumfang
Schutz der wichtigen Informationen erreicht man nun durch den Abschluss einer sogenannten „Geheimhaltungs-“ oder „Vertraulichkeitsvereinbarung“. Sie heißt oftmals auch „Non-disclosure Agreement“ oder „NDA“ beziehungsweise „GHV“.
Wichtig ist dabei, den Schutzumfang sorgfältig zu formulieren. Oftmals schließen Unternehmen GHV, die alle ausgetauschten Informationen schützen. Das kann problematisch sein, denn ein Empfänger, müsste dann immer darauf achten, dass er nicht versehentlich irgendetwas preisgibt, auch wenn diese Information selbst gar nicht geheim ist.
Da eine andere Person diese Information erhalten hat, liegt nach der GHV ein Verstoß gegen die Vereinbarung vor. Investoren beispielsweise sind nicht immer glücklich mit solchen umfassenden GHV.
Ich empfehle deshalb immer zu formulieren, welche Informationen betroffen sind und um welches Projekt es sich handelt. Dann ist eine Zuordnung von Informationen einfacher. Das ergibt insbesondere bei einem behaupteten Verstoß Sinn.
Manchmal sagen mir Mandanten, dass überhaupt keine Geheimhaltung gewünscht ist. Man vertraue sich. Das ist grundsätzlich natürlich in Ordnung. Einen Gedanken möchte ich jedoch noch an dieser Stelle mitgeben.
Man sollte niemals den Effekt unterschätzen, der sich ergibt, wenn eine GHV den Parteien noch einmal deutlich vor Augen führt, dass es um vertrauliche Informationen geht. Deshalb ist ein sorgfältiger Umgang mit diesen Informationen wichtig.
Vertragsstrafe
Wenn der Schutzumfang geklärt ist, geht es an die Folgen, die sich aus dem Verstoß gegen eine GHV ergeben. Ich empfehle hier immer die Aufnahme einer Vertragsstrafenregelung.
Zwar besteht auch ohne eine solche bei Verletzung der GHV unter Umständen ein Schadensersatzanspruch gegen den Verletzer. Aber dieser Anspruch setzt umfangreiche Beweisführungen voraus, die der Verletzte erbringen muss.
Diese sind oftmals überhaupt nicht leistbar. Das gilt beispielsweise hinsichtlich des konkreten Schadens oder der Verbindung zwischen der Weitergabe und dem daraus entstandenen Schaden.
Die Vertragsstrafe hat demgegenüber den Vorteil, dass nur die sogenannte Verletzungshandlung, also die Preisgabe der Informationen, bewiesen werden muss, nicht dagegen der konkrete Schaden.
Beachtet werden muss jetzt noch, dass eine Vertragsstrafenregelung den Verletzer nicht unangemessen benachteiligen oder intransparent sein darf. Insbesondere muss die Höhe der Vertragsstrafe angemessen sein zur Höhe des Schadens.
Das ist oftmals bei Vertragsstrafenregelungen, die in einer bestimmten Höhe für jeden Fall festgelegt werden, nicht gegeben. Die Regelung kann dann schnell unwirksam sein. Besser ist es, eine flexible Höhe zu vereinbaren, die ein Gericht im Zweifel überprüft.
Besonderheiten
Abschließend will ich noch auf ein paar Besonderheiten zu sprechen kommen, die bei GHV immer wieder für Diskussionen sorgen. Selbstverständlich sollte sein, dass die GHV immer schriftlich abgeschlossen wird, nicht nur dann, wenn eine Regelung zur Vertragsstrafe enthalten ist.
So ist zuerst daran zu denken, dass es einseitige und beidseitige GHV gibt. Diese unterscheiden sich beim Schutz. Eine einseitige GHV schützt nur eine Partei, die andere kann also Informationen preisgeben. Sollen alle Parteien geschützt werden, ist entsprechend auf die Formulierung zu achten.
Weiter ist die Laufzeit wichtig. Es ist regelmäßig sinnvoll, dass GHV nicht unendlich wirksam sind. Allerdings sollten sie zumindest noch eine Zeit nach einem Projektabschluss bestehen bleiben. Eine zeitliche Beschränkung von ein paar Jahren, je nach Projekt, ist deshalb empfehlenswert.
Geht es um Patente, sollten diese nie ohne Abschluss einer GHV herausgegeben werden, da sonst durch die Offenlegung und die somit fehlende Neuheit eine Patentanmeldung möglicherweise eine Anmeldung nicht mehr möglich ist.
Ich werde immer wieder gefragt, wie es sich mit dem sogenannten „Reverse Engineering“ verhält – also mit dem Rückwärtsermitteln einzelner Komponenten eines Gegenstandes, Software und Co.
Dies ist nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz nun nicht mehr verboten, weshalb die GHV ein entsprechendes Verbot beinhalten sollte. Schließlich sollte noch geregelt werden, welche Informationen nicht als vertraulich gelten.
Fazit
Viele denken leider, dass der Abschluss einer GHV unnötig ist oder dass es sich um eine Vereinbarung handelt, die „man halt mal abschließt, weil das jeder eben macht“. Dieses Denken ist aber gefährlich – vor allem, wenn man seine Geschäftsgeheimnisse schützen will.
Eine GHV kommuniziert nicht nur Professionalität, sondern erzeugt ein hohes Schutzniveau für ein Projekt. Sie sollte deshalb mit der entsprechenden Sorgfalt gestaltet und eingesetzt werden.
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