Noch vor einem knappen Jahr schien die Arbeit im Home Office für viele ChefInnen unvorstellbar. Doch dann kamen das Frühjahr 2020 und die Erkenntnis: An diesem modernen Arbeiten ist doch etwas dran. Klar, dass viele von euch sich jetzt fragen: Was ist der nächste Schritt nach Remote Work? Wie können wir unser Unternehmen hinsichtlich Workflows und interner Strukturen flexibler machen?
Ein Blick auf die Wortherkunft zeigt: „agil“ bedeutet nicht nur „beweglich“. Es ist auch direkt mit dem lateinischen Wort „agere“, „handeln“, verwandt. Anders gesagt: Flexibles Arbeiten setzt Einsatzbereitschaft voraus und gibt euch zugleich die Möglichkeit, Abläufe und Strukturen aktiv mitzugestalten.
Natürlich ist modernes Arbeiten auch eine Frage der richtigen Tools. Aber auch wenn Funktionen, wie in Adobe Acrobat, es inzwischen ermöglichen, gemeinsam effektiv online an Dokumenten zu arbeiten, erweisen sich interne Strukturen mitunter als weit weniger flexibel.
Das liegt meist nicht so sehr an der Motivation der MitarbeiterInnen, sondern vielmehr an der Unsicherheit bezüglich der Frage, was agiles Arbeiten überhaupt auszeichnet. Wir geben euch heute fünf Tipps, mit denen ihr eurer Unternehmen fit für das agile Arbeiten macht.
1. Gebt Verantwortung ab!
Muss jede Entscheidung von oben abgesegnet werden, lähmt das den Arbeitsfluss ungemein. Zielführender ist es, die Entscheidungsverantwortung an die jeweiligen Teams zu delegieren. Damit endlose Debatten und halbgare Kompromisse ausbleiben, empfiehlt sich das Konsent-Prinzip.
So lässt sich eine Idee nur durch wirklich schwerwiegende Einwände und entsprechend starke Argumente stürzen. Und wenn weniger Zeit auf Eventualitäten und „ja, aber“ entfällt, bleibt mehr Zeit, Ideen einfach einmal auszuprobieren – und vielleicht eine echte Innovation zu landen.
Die Möglichkeit, Entscheidungen eigenverantwortlich zu fällen, gibt auch der intrinsischen Motivation einen Schub: Wer das Projekt selbst in der Hand hat und maßgeblich mitgestalten kann, identifiziert sich mehr mit dem Konzept und klemmt sich mit Nachdruck hinter anfallende Aufgaben.
2. Ebnet Hierarchien ein!
Minimalismus ist in – das gilt auch in puncto Hierarchien. Das bedeutet jedoch nicht die völlige Anarchie. Stattdessen organisieren sich die einzelnen Teams eigenständig. Konkret bedeutet das: Jeder übernimmt den eigenen Stärken und Kompetenzen folgend je nach Projekt unterschiedliche Aufgaben. Im Idealfall findet sich so jedes Teammitglied in Rolle, Entscheidungen zu treffen, das Projekt zu koordinieren oder die Social Media Kommunikation zu übernehmen.
Sowohl für MitarbeiterInnen als auch für Unternehmen ist das ein echter Gewinn: Abwechslung und die Möglichkeit, konstant neue Skills zu erlernen, steigert die Zufriedenheit der MitarbeiterInnen, Unternehmen verzeichnen entsprechend niedrige Fluktuationsraten.
Denn neben Gehalt und Karrierechancen wünschen sich ArbeitnehmerInnen heute abwechslungsreiche Aufgaben und die Möglichkeit, Projekte und Unternehmen aktiv mitgestalten zu können. Und: Zufriedene MitarbeiterInnen reden – auch außerhalb des Unternehmens. Diese Mund-zu-Mundpropaganda ist wirkungsvoller als jede Recruiting-Kampagne, versprochen!
3. Bildet Teams statt Abteilungen!
Ist euch aufgefallen, dass bisher immer von „Teams“ statt von „Abteilungen“ die Rede war? Dahinter steckt die Erkenntnis, dass Abteilungen eher schwerfälligen Tankern gleichkommen, Teams hingegen wendigen Rennyachten.
Zudem tendieren Abteilungen oft zu homogenen Strukturen – im Vertrieb sitzen VertrieblerInnen, in der IT IT-SpezialistInnen –, wohingegen Teams sich durch ein hohes Maß an Interdisziplinarität und entsprechend vielfältigen Perspektiven auszeichnen. Statt also in immergleicher Formation zu trotten, arbeiten Teams projektspezifisch und zeitlich begrenzt zusammen.
Ist ein Projekt abgeschlossen, sind für die nächste Aufgabe möglicherweise gänzlich andere Kompetenzen erforderlich. Wichtig: Idealerweise sollte ein Team nicht mehr als zehn Personen umfassen. So stellt ihr sicher, dass die Verbindlichkeit innerhalb der Gruppe bestehen bleibt.
4. Redet miteinander!
Flexible und projektspezifische Teamzusammensetzungen bedeuten jedoch auch, dass immer unterschiedliche Charaktere zusammenarbeiten. Anders als in langjährig bestehenden „Beziehungen“, könnt ihr euch hier nicht auf ein blindes Verständnis untereinander verlassen. Anders gesagt: Kommunikation ist entscheidend! Ein regelmäßiger Austausch über den gegenwärtigen Projektstatus und ein Überblick darüber, wer aktuell an welchen Aufgaben arbeitet, bringt Struktur und Überblick.
Das bedeutet nicht nur einen verbalen Austausch, sondern ein kurzes Protokoll für jedes Meeting, dass den Ist-Zustand, die nächsten Schritte und mögliche Hindernisse klar festhält. Statt handschriftlicher Notizen bietet sich hier ein digitales Dokument an, das am Ende des Meetings mit allen Beteiligten geteilt wird.
Pro Tipp: Setzt auf Tools für die kollaborative Dokumentenbearbeitung wie beispielsweise Adobe Acrobat Pro DC. So können alle Teammitglieder ihre Anmerkungen direkt im Dokument ergänzen und einzelne Personen per @mentions-Funktion gezielt adressieren. Dass jeder einmal die Rolle des Schreiberlings übernehmen muss, versteht sich hoffentlich von selbst!
5. Arbeitet iterativ!
Flexible interne Strukturen und in Stein gemeißelte Projekte, das beißt sich. Natürlich geht es nicht darum, auf gut Glück in den Dunst hineinzulaufen, doch wenn ihr Projekte bereits in der Angebotsphase bis aufs kleinste Detail festnagelt, nehmt ihr euch den Handlungsspielraum.
Das ist nicht nur schade für euch, sondern auch nicht im Interesse eurer KundInnen: Ändert sich die Marktsituation oder treten unvorhergesehene Hindernisse auf, habt ihr kaum Möglichkeiten, flexibel zu reagieren. Im schlimmsten Fall können so ganze Projekte den Bach hinunter gehen. Sinnvoller ist deshalb, im Angebot geleistete Arbeitsaufwände abzurechnen.
Diese als iterativ bezeichnete Vorgehensweise setzt natürlich voraus, dass eure Kunden sich auf die agile Zusammenarbeit einlassen. Mit einer groben Skizzierung des Projekts und der dafür benötigten Zeit könnt ihr Bedenken mindern und skeptische KundInnen überzeugen.
Agile Strukturen lohnen sich
Wen angesichts der oben beschriebenen „Macht euch locker“-Mentalität jetzt ein dezentes Gefühl des Kontrollverlusts beschleicht, dem wollen wir mit ein paar handfesten Fakten zum Abschluss ein stabiles Fundament unter die Füße geben: Agile Strukturen zu etablieren lohnt sich.
Laut aktuellen Erkenntnissen erzielen bereits absolute Neulinge 15 Prozent mehr Leistungsfähigkeit – Tendenz steigend. Echte Profis bringen es sogar auf ganze 60 Prozent. Das überrascht nicht, reduzieren doch agil operierende Teams die Time-to-Market-Zeit deutlich dank kurzer Entscheidungsprozesse und interdisziplinären Kompetenzen erheblich.
Zufriedene und motivierte MitarbeiterInnen, glückliche KundInnen und ein wettbewerbsfähiges Unternehmen? Wenn das nicht drei gute Gründe sind, interne Strukturen einmal gründlich zu entrümpeln und windschnittig noch vorne zu preschen! Mehr dazu findet ihr auch in der neuen We love New Work Serie, in der auch das Thema agiles Arbeiten thematisiert wird. Schaut doch mal rein!
