Effiziente Team-Kommunikation ist für eine Zwei-Personen-Firma ebenso entscheidend wie für einen Konzern. Um remote arbeitende Mitarbeiter nicht zu verlieren, sind klare Regeln für Besprechungen unabdingbar. Wir geben dir fünf Tipps für mehr Effizienz.
Ein Mangel an klarer Kommunikation führt häufig zu Verwirrung und allgemeinem Chaos. Und wenn Team-Mitglieder dann noch nicht das Gefühl in sich tragen, auf dem neuesten Stand zu sein, führt dies zu frustrierten Gemütern.
Die Folgen: Deadlines werden nicht mehr eingehalten, Projekte geraten ins Stocken, Konflikte stauen sich auf und die Arbeitsqualität aller Mitarbeiter lässt spürbar nach.
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Eine schlechte Team-Kommunikation führt daher zu großem Misstrauen und weniger Produktivität. Das gilt für Teams, die an einem festen Arbeitsplatz arbeiten ebenso für Unternehmen, die auf Remote Work und Home Office setzen.
Verfügt dein Unternehmen über Systeme und Tools, benötigst du klare Regeln, um eine zielführende Team-Kommunikation zu etablieren.
5 Tipps für eine effizientere Team-Kommunikation
Remote-Teams tauschen sich per se wenig bis gar nicht persönlich aus. Diesen Zustand gilt es jedoch zu ändern. Selbst wenn sich Team-Mitglieder in verschiedenen Zeitzonen aufhalten, sollte eine persönliche und nahbare Kommunikation integriert werden. Wichtig ist es dabei, eine förderliche Umgebung zu erschaffen.
1. Verwende die richtige Kombination aus notwendigen Tools
Aktuell gibt es eine schier unüberschaubare Reihe an Software-Lösungen und Tools. Fast alle versprechen eine optimale Kommunikation und Zusammenarbeit von Remote-Teams.
Konzentriere dich dabei lieber auf wenige Tools, die deinen Anforderungen gerecht werden. Kollaborations-Tools wie Slack lassen es zu, sich sowohl synchron als auch asynchron auszutauschen.
Ebenso förderlich sind Audio- und Videokonferenz-Tools sowie ein Projektmanagement-Tool. Letzteres sollte als zentrale Anlaufstelle dienen, um Projekt-Details zu fixieren, sodass sich jeder im Team daran bedienen kann.
Projektmanagement-Tools verhindern auch Verdruss im Team: Denn ständig durch alte Slack-Channels oder E-Mails zu pflügen, ist nicht nur zeitraubend, sondern auch anstrengend. Hier haben sich Lösungen wie Basecamp, Teamwork und Trello bewährt.
Insbesondere größere Teams sollten darüber nachdenken, ob eine Planungs-Software für Meetings sinnvoll ist. Tools für die Bildschirmaufnahme sind dabei ebenso nützlich. So können Teammitglieder, die an den Meetings nicht teilnehmen konnten, sie später verfolgen.
2. Fokussiere dich auf einen effizienten Einsatz
Team-Mitglieder sollten sinnvoll entscheiden, ob ein Austausch synchron oder asynchron erfolgen sollte oder nicht. Kollegen von konzentrierter Arbeit abzuhalten, ist nur selten förderlich.
Besser läuft es, wenn der Wunsch des Austauschs kurz über den persönlichen Chat angekündigt wird. So finden die Gesprächspartner einen Zeitpunkt, der für beide passt. Dabei ist es jedoch gerade für Führungskräfte wichtig, dass es unmöglich ist, jeden Wunsch immer zu erfüllen.
3. Achte auf die mögliche Interpretation deiner Wörter
Die Team-Kommunikation im Home Office verläuft überwiegend gesichts- und tonlos. Natürliche Signale wie Tonfall, Mimik und Gestik fehlen also.
Sei dir daher darüber im Klaren, wie deine Aussagen bei deinem Team-Mitglied ankommen und interpretiert werden (können). Sogar bei Anrufen können unsere Wörter anders ankommen als im persönlichen Dialog.
Halte also kurz inne, ehe du eine Nachricht versendest und lies sie nach ein paar Minuten erneut. Auf diese Weise kannst du häufig erahnen, wie der Ton deiner Aussage ankommen könnte.
4. Führe regelmäßig Team-Meetings durch
Investiere Zeit, das Team in regelmäßigen Abständen zusammenzubringen. Ob virtuell oder persönlich: Diese Zeit des Miteinanders ist eine hervorragende Gelegenheit, die Kommunikation und das Vertrauen untereinander zu verbessern.
Motiviere deine Kollegen dazu, ihre persönlichen Empfindungen und ihren eigenen Kommunikationsstil allen Mitgliedern näher zu bringen. Denn nur so entsteht Verständnis für den anderen.
Auch ein ganz persönlicher Plausch über Hobbys kann dazu führen, dass das Team Gemeinsamkeiten entdeckt. Diese können auch Anknüpfungspunkte sein, um auch außerhalb der reinen Arbeitszeit zusammen zu kommen.
Zahlreiche Unternehmen etablieren einen täglichen Video-Anruf. Das kann zum Beispiel ein morgendlicher, zehnminütiger Check-in sein. Dieser bezieht sich teilweise auf die Arbeit, hat allerdings auch eine soziale Komponente.
Auch wenn derartige Kommunikationsrituale ein persönliches Meeting nicht ersetzen können, ist es für den Zusammenhalt nur förderlich. Doch auch hier gilt erneut: Abteilungsleiter und Manager müssen darauf achten, dass die Gespräche im zeitlichen Rahmen bleiben und nicht ausufern.
5. Fördere Ehrlichkeit und Transparenz in der Team-Kommunikation
Eine effektive Team-Kommunikation kann nur gelingen, wenn alle Kollegen das sichere Gefühl haben, ihr Feedback auch wirklich teilen zu können – ohne dass sich Kollegen und Vorgesetzte auf den Schlips getreten fühlen. Setzt sich dies nicht fest, können sich die Positionen verhärten und der Workflow feststecken.
Unternehmen, die sowohl remote arbeiten als auch Mitarbeiter vor Ort haben, sollten wiederkehrende Besprechungsformate entwickeln. In diesen können Vorgesetzte ihr Team über Erfolge, Ziele und Projekte informieren.
Ob Skype-Konferenz oder das gemeinsame Bier nach der Arbeit: Hier sollte das Unternehmen genau die Art der Meetings finden, die zueinander passen und sich für alle Mitglieder gut anfühlt.
Fazit zur Verbesserung der Team-Kommunikation
Eine effiziente Team-Kommunikation ist zwar nicht schwierig umzusetzen. Jedoch sollten ein paar wesentliche Prinzipien eingehalten werden.
So solltest du deine Collaboration-Tools mit Bedacht auswählen. Verwende diese Tools stets im Sinne des Herstellers und nutze sie konsequent. Hole dir auch Erfahrungen anderer ein. Ehe du dich entscheidest, sollte vorher klar sein, wann und wie einzelne Lösungen im Team genutzt werden sollen. Das erleichtert die Auswahl.
Sei dir jederzeit bewusst, dass deine geschriebenen wie gesprochenen Wörter von deinem Kollegen stets interpretiert werden. Achte ebenso darauf, die Zeit deiner Kollegen nicht zu vergeuden. Gehe deshalb sorgsam mit ihrer Ressource um.
Und zu guter Letzt: Transparenz und Ehrlichkeit sollten deine Basis bilden. Nur so bewegst du dich auf dem Weg zu einer effektiven und vertrauensvollen Team-Kommunikation.
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