Ich war lange auf der Suche nach einem Time Tracker, der Spaß macht, cool aussieht und den Alltag effektiver macht. Jetzt habe ich ihn gefunden. Es ist keine Software oder Browser-Erweiterung, sondern ein Gadget für den Schreibtisch. Hier mein Erfahrungsbericht nach 4 Wochen Zeiterfassung mit dem ZEI.
Mein übergeordnetes Problem
Wenn Freelancer – ob Berater, SEOs, Programmiererinnen, etc. – gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten, ist es oft nicht leicht, die gearbeitete Zeit den Projekten zuzuordnen. Ich selbst bin seit 11 Jahren Freiberufler und stehe oft vor der Aufgabe abends meine Stunden einzutragen und lande dabei bei einer besseren Schätzung als bei einem wahrheitsgetreuen Datensatz. Irgendwann bekommt man einen Blick dafür und kann natürlich auch anhand von Mailverläufen, Speicherzeiten usw. erkennen, wofür man wie viel gearbeitet hat.
Was kommt dazu?
Social Media – Wie viel Zeit man wirklich an Projekten arbeitet ist gar nicht mehr so richtig leicht einzuordnen in Zeiten von Instagram und YouTube. Wenn man sich nicht komplett von Notifications trennt oder sich extrem gut fokussieren kann, dann wird man im Laufe eines Tages häufig auch auf Twitter, LinkedIn, usw unterwegs sein. Ich könnte euch natürlich jetzt sagen, dass das bei mir kein Problem ist und man nach 11 Jahren Freelancer-Dasein quasi ein Effizienzmonster ist… Das wäre eine glatte Lüge.
Man muss kein Master Prokrastinator sein (hier übrigens ein starker TED Talk zu dem Thema), um ab und an auch mal das Fenster auf Social oder in Zeiten von Corona auf Newsseiten zu wechseln. Eine Einschätzung, wie häufig mir dieses Abschweifen passiert und wie ich effizienter werde habe ich mir von meiner monatlichen Challenge „besseres Nachvollziehen von Arbeitsprozessen“ versprochen.
Time-Tracking als Lösung
Ein Baustein dieser Challenge – die über einen gut geführten Kalender hinausgeht – habe ich in Time Tracking gesehen. Ob als Browser-Erweiterung, Software oder als Gadget war mir dabei egal. Am meisten hat mich das Gadget von Timeular angesprochen und da bin ich schlussendlich auch gelandet. Auf den Tracker bin ich durch „Die Höhle der Löwen“ gekommen, dort wurde er bereits im Jahr 2017 vorgestellt (die Gründer haben keinen Deal bekommen).
Der ZEI von Timeular
Grundsätzliches
Kein Deal bei DHDL, aber einen mit mir… Endlich akkurat meine Zeiten erfassen. Doch hält der Cube, was er auf der Website verspricht: „The effortless way to record each minute of your day“?
Das System von ZEI und Timeular ist denkbar einfach: Define, Track, Discover.
Erst weist man den 8 Seiten des Würfels Projekte, Kunden, Tätigkeiten oder was auch immer man will zu. Aufzeichnen startet man, indem man den Würfel auf eine Seite dreht. Dabei wird immer die oben liegende Seite – und damit das Projekt – erfasst. Stellt man den ZEI in seinen kleinen Stand, dann wird keines der 8 Projekte getrackt. Ich habe den Stand leider schon beim Kunden liegen lassen und seither ruht der Würfel in einem Wasserglas.
App
Alle Zeiten werden in der App “Timeular“ erfasst. Hier gibt es in der Basisversion einige Möglichkeiten Zeiten zu tracken. Hier haben sich die täglichen und wöchentlichen Zusammenfassungen als besonders vielsagend rausgestellt.
[appbox appstore 1215214688] [appbox googleplay com.tmlr.zei.production]Hier seht ihr ein paar Screenshots, wie die iOS App aufgebaut ist:
Ich habe mir nicht die Premium Version bestellt, überlege aber, ob die Auswertungen mir noch mehr Mehrwert bringen könnte, so ist zum Beispiel die Einteilung von Billable und Non-Billable möglich, was sicher auch für einige Agenturen (zb im Event, PR und Marketing) interessant sein könnte. Ein guter Inside mit der Pro-Version ist, wie die Länge der Einträge sich über die Zeit im Durchschnitt entwickeln, was eine Indikation auf den sich verbessernden Fokus sein kann.
Was habe ich gelernt?
Zwar macht der Tracker meinen Arbeitsalltag besser nachvollziehbar, jedoch hat er mich eher auf strukturelle Potentiale aufmerksam gemacht. Einige Beispiele:
- Mails oder Anrufe mit “Hi Markus, kannst du das mal eben machen?“ habe ich nie wirklich aufgeschrieben, weil sie in meiner Wahrnehmung eh nur 2 Minuten gedauert haben. Der ZEI hat mir hier eindrucksvoll gezeigt, es sind eher 5-15 Minuten. Sprich, das Gadget kann sich auch schnell rechnen!
Ich habe das mal in einer Woche analysiert und es sind 1:40 Stunden dadurch zusammengekommen. Sprich im Monat ist es fast ein ganzer Tag, der mir seit Jahren flöten gegangen ist. FacePalm…
- Kleine Hinweise (Nudges) können den Arbeitsalltag deutlich besser strukturieren. Nur, dass der ZEI auf meinem Schreibtisch steht, drückt aus, dass es Zeit wird wieder was zu machen. Und na klar macht es immer Spaß ihn umzudrehen 🙂
- Das ist jetzt wirklich keine Breaking News, aber der Tracker zeigt es mir fast täglich bunt auf Screen: Single-Tasking ist der Schlüssel zum effektiven Arbeiten. Denn wenn ich den Würfel auf ein anderes Projekt drehen muss, überlege ich mir 2 Mal ob ich das jetzt tue oder vielleicht doch noch im Tunnel bleibe und weiterarbeite. Meistens bleibe ich bei dem Task, den ich gerade mache und das wirkt sich stark positiv auf meinen Output aus.
Was gäbe es zu verbessern?
Das Problem sitzt in der Regel vor dem Gadget. Die größte Schwäche des ZEI ist der menschliche Faktor. Konkret heißt das, dass ich in den ersten 2 Wochen einfach nicht gepeilt habe, den ZEI auch immer umzudrehen, wenn ich den Task gewechselt bzw. beendet habe. Das passiert vor allem, wenn Emails von den zugeordneten Projekten reinkommen, die man schnell mal beantworten möchte oder noch fieser, ein ungeplanter Telefonanruf reinkommt. Da kann man schon mal vergessen den Würfel umzudrehen und lässt somit ein anderes Projekt weiterlaufen. Zum Glück kann man das in der App im Nachgang korrigieren. Einfach die Zeiten anpassen wie bei jedem Kalender und schon erfasst man wieder akkurat.
Hier kommen wir zur zweiten Schwäche des ZEI. Die App hat einige Probleme, Einträge aus der App zu löschen. Ich musste das bei einem Eintrag 6x machen. Jedes Mal, wenn ich die App zu und wieder aufgemacht habe, zack, war der Eintrag wieder da. Das Problem ist bekannt und wurde im App Store auch in den Reviews thematisiert. Der Support sagt, man arbeite an einer Lösung.
Fazit
Der ZEI ist vor allem ein Tool, das generelle Schwächen im Freelancer-Dasein aufzeigt. Und das ist in meinem Fall ein absoluter Mehrwert. Das waren auf jeden Fall 89 gut investierte Euros. Jetzt wo ich das Gadget gut und sicher benutze, ist es auch ein super Tool, um meine Projekte zu tracken. Last but not least: Wenn ihr in Co-Working Spaces sitzt, werden euch so gut wie alle anderen Co-Worker nach dem kleinen Würfel fragen… Es ist also ein super Ice-Breaker!
Hier könnt ihr euch den Tracker anschauen [Affiliate Link]
Eine Bitte zum Schluss: Wenn ihr mir eine Time-Tracking Software empfehlen könnt, immer her damit, denn auch da wird es wieder eine Menge zu lernen geben.
