Ein gutes und gekonntes Mahnwesen ist gerade für Start-ups, die auf regelmäßige Zahlungseingänge noch stärker angewiesen sind, ein Muss. Im Fragebogen verrät Florian Kappert, Co-Founder und Geschäftsführer der 2015 gegründeten Bilendo GmbH, worauf es ankommt.
Warum ist ein gutes Mahnwesen gerade für Startups so wichtig?
Jedem Gründer und jeder Gründerin fehlt es an Ressourcen, egal wohin man blickt. Und zugleich ist es absolut notwendig, die volle Konzentration auf das Kerngeschäft zu legen. Unbezahlte Rechnungen können vor allem in den ersten Jahren schnell die Existenz des noch jungen Unternehmens bedrohen. Umso wichtiger ist es, frühzeitig einen skalierbaren Prozess zu etablieren. Ein gut funktionierendes, im Idealfall automatisch ablaufendes Mahnwesen erspart zudem das Recruiting eines geeigneten Debitorenbuchhalters.
Welche Fehler machen viele junge Unternehmen beim Thema „Mahnwesen“?
In den meisten Start-ups ist der Umsatz erstmal gering, weshalb die Erfordernis eines Mahnwesens zunächst nicht gegeben scheint. Allerdings stauen sich die Fälle mit der Zeit nahezu schleichend auf, sodass irgendwann die Liquidität knapp wird. Es werden zwar Rechnungen geschrieben, aber aus Angst vor „Kritik“ zum noch jungen Unternehmen wird nicht gemahnt.
Nach welchem Schema ist ein idealer Mahnlauf aufgebaut?
Ein Mahnlauf sollte zwei oder idealerweise drei Mahnstufen enthalten und in aller Regel eng getaktet sein. Um den Überblick zu behalten und den nötigen Nachdruck aufzubauen, sollte der Mahnlauf täglich durchgeführt werden und immer den Originalbeleg beinhalten – so reduziert man automatisch die Rückfragen zu den versendeten Mahnungen. Ein idealer Mahnprozess sollte ebenso forderungsbasiert und nicht debitorisch sein. Dadurch erleichtert man dem Rechnungsempfänger die Freigabe- und Reklamation einer Rechnung beziehungsweise Mahnung.
Wie behält man ohne großen Aufwand den Überblick über alle Posten?
Indem man sich intelligente Automatismen zu Nutze macht. Im digitalen Zeitalter können einem Cloud-basierte Softwarelösungen die ganze Arbeit abnehmen. Zum Beispiel können damit Rechnungen und Zahlungen automatisch abgeglichen werden, verschiedene Mahnläufe automatisch erstellt und alle Dokumente täglich versendet werden.
In welchem Tonfall soll ich meine Kunden mahnen?
Man sollte nie den „Rache-Engel“ auf der Schulter sitzen haben. Es gilt auch hier: „Der Ton macht die Musik.“ Wer möchte, dass Rechnungen bezahlt werden, sollte entsprechende Anreize setzen. Natürlich können diese je nach Kunde variieren, der wichtigste Anreiz ist jedoch, sorgfältig zu arbeiten. Denn nur wenn die Leistung erwartungsgemäß war, kann man überhaupt mit einer fristgerechten Zahlung rechnen.
Wie gehe ich vor, wenn ein Kunde auch nach der letzten Mahnung die Forderung nicht begleicht?
Grundsätzlich ist der Griff zum Telefonhörer nie verboten. Er ermöglicht einem, sich ein persönliches Bild von der Situation zu verschaffen und gegebenenfalls neue mögliche Einigungen wie eine Ratenzahlung oder ähnliches zu vereinbaren. Zudem wird so die Kundenbeziehung nicht unnötig strapaziert. Allerdings sollten Konsequenzen wie Lieferstop, Inkasso oder Mahnbescheid immer klar und unmissverständlich kommuniziert und dann auch durchgeführt werden. Natürlich ist die Übergabe an ein professionelles Inkasso-Unternehmen erforderlich und der letzte logische Schritt.
Welcher Bereich im Mahnwesen kommt in den meisten Start-ups zu kurz?
Auf jeden Fall die Regelmäßigkeit der Mahnläufe. Es fehlt hier an allem, besonders irgendwann an Zeit. Dadurch entstehen lange Listen mit Mahnungen, die man eigentlich stellen müsste. Das Problem wird immer größer, der aufzubringende Zeitaufwand immer intensiver. Ab jetzt ist die Liquidität in Gefahr.
Welche Tipps gibt es für einen schnelleren Zahlungseingang?
Als erstes sollte man widerspruchsfrei und ordnungsgemäß leisten beziehungsweise liefern. Zusätzlich hat man die Möglichkeit, über eine positive Anreizgestaltung, eine klare Kommunikation und der Ankündigung der nächsten Schritte, den Zahlungseingang zu beschleunigen. Ein konsequentes und professionelles Auftreten verdeutlicht Ihr Bestreben und ist obendrein für die moderne Kundenkommunikation sachdienlich.
Wie können digitale Tools Unternehmen beim Debitorenmanagement unterstützen?
Digitale Tools helfen bei der Belegerkennung, der Synchronisierung der Geschäftskonten, dem automatischen Auslisten von Rechnungen, der buchhalterischen Vor-Kontierung, der automatischen Verwaltung aller Debitoren sowie dem automatischen Versandservice. Alle Tools in einer Software findet man in einer guten Finanzplattform.
Welche Vorteile bringen diese Tools mit sich?
In aller erster Linie spart man Zeit und wichtige Ressourcen in der Buchhaltung. Darüber hinaus fördern sie den Fokus auf das Kerngeschäft und steigern die professionelle Außenwirkung. Die Kundenbeziehung wird intensiviert, die Mahnläufe gestrafft und die Zahlungsmoral der Kunden gefördert. Das wiederum lässt die Liquidität des Unternehmens steigen und reduziert zeitgleich das Risiko von hohen Debitorenkrediten beziehungsweise zu hohen Außenständen.
Über den Autor: Florian Kappert ist Co-Founder und Geschäftsführer der 2015 gegründeten Bilendo GmbH, dem ersten B2B-SaaS Anbieter zur Optimierung der Liquidität von Unternehmen und Automatisierung des Mahnwesens. Der Dienst setzt unmittelbar nach Rechnungsstellung an, importiert alle erforderlichen Daten, gleicht eingehende Zahlungen mit Rechnungen ab, verschickt Dokumente wie Mahnungen per E-Mail sowie Post und informiert mit nützlichen Reports über den Stand der Dinge.
Spannender Artikel, der nicht nur Existenzgründern hilft, ihr Mahnwesen professionell aufzustellen. Das A und O ist, auf einen Zahlungsverzug unverzüglich und konsequent zu reagieren. Senden Sie Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben mit konkreten Zahlungsfristen und im Ernstfall auch die Androhung eines gerichtlichen Forderungseinzugs. Kommen Sie mit Ihrem Kunden ins Gespräch und vereinbaren Sie eine Ratenzahlung oder sonstige Zahlungspläne. Fehlt Ihnen die Zeit oder das Know-how, nehmen Sie erfahrene Spezialisten mit ins Boot. Es geht schliesslich um Ihr Geld!
Ein gerichtliches Verfahren lohnt sich meist nur in Fällen, in denen der Schuldner wirklich zahlungsunwillig ist und zu keiner Kooperation bereit. Kunden, die vorübergehend zahlungsunfähig sind, ist oft mit einer Ratenzahlung schon geholfen. Die Kunst des Inkassos besteht wohl eher darin zu erkennen, welcher Kunde wirklich zahlungsunfähig und welcher zahlungsunwillig ist und grundsätzlich eine schlechte Zahlungsmoral besitzt…
Toller Artikel, der nicht nur für Existenzgründer sehr wichtig ist. Keiner muss sich dafür schämen, Gelder einzufordern, die ihm zustehen für eine Leistung, die ja bereits vereinbarungsgemäss und ordentlich erbracht wurde. Hier sollte noch einmal klar gemacht werden, wer hier den Schwarzen Peter in der Hand hält aufgrund schlechter Zahlungsmoral. Ein Tipp an Unternehmen: Wichtig ist bereits bei Vertragsabschluss darauf zu achten, dass alle persönlichen Daten des Kunden korrekt und vollständig aufgenommen werden. So ist eine Kontaktaufnahme nachher einfacher.
Mit der richtigen Inkasso Software wird der Forderungseinzug zum Kinderspiel… Ich habe das Gefühl, dass es wieder immer mehr Schuldner gibt, die sich an ihre Zahlungspflicht zurückerinnern. Meiner Meinung nach ist die Zahlungsmoral zumindest in unserer Region wieder besser geworden. Aber dennoch gilt natürlich, immer am Ball bleiben. Und immer lieber erst mal ins Gespräch mit dem Kunden gehen, als direkt gerichtliche Wege einleiten. Das kann man immer noch machen, wenn nichts anderes hilft.
Ich denke, die Kombination aus guter Software, die wichtige Arbeitsschritte automatisiert und persönlicher Inkassobearbeitung im Einzelfall über das Telefoninkasso ist der goldene Weg zum Inkassoerfolg. Ein 0/8/15 Mahnwesen mit standarisierten Mahnschreiben, das jeden Inkassofall starr abarbeitet ist auch nicht das Mittel der Wahl. Irgendwann ist immer der Zeitpunkt gekommen, wo der persönliche Kontakt zum Schuldner erfolgen sollte.