Der 7. Fehler bei der Gründung: Zeit und Komplexität unterschätzen

Die Gründung eines Unternehmens ist aufregend. Vieles ist neu, es gilt Entscheidungen mit Weitblick zu treffen und insbesondere das Wissen um die Ernsthaftigkeit und Komplexität, sorgt bei manchem Gründer für schlaflose Nächte. 

Was aber, wenn Aufregung in Überforderung umschlägt, weil alles länger dauert als gedacht und Probleme sich gegenseitig negativ beeinflussen?

Das Problem mit der Zeit

In der Theorie ist eine Gründung eine einfache Sache: Vertrag erstellt, Notar-Termin durchgeführt, Anmeldung beim Handelsregister, Gewerbeamt und Finanzamt erledigt – fertig. Wie so oft jedoch steckt der Teufel dann doch im Detail.

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Getreu dem Spruch „Everything takes longer than you think“ kann einiges mehr Zeit in Anspruch nehmen. Denn auf den Termin der Gründung ist alles ausgerichtet und Verzögerungen wirken plötzlich nicht singulär, sondern beeinflussen weitere Planungen.

So meldet sich beispielsweise die IHK, weil der Firmenname nicht zulässig ist, der Notar bemängelt etwas am Gesellschaftsvertrag und der Vermieter, mit dem man schon wegen Geschäftsräumen gesprochen hat, braucht eine Handelsregisternummer, obwohl die Gesellschaft ja noch gar nicht im Handelsregister eingetragen ist.

Tatsächlich erlebe ich immer wieder, dass Gründer die Durchführung der Gründung zu knapp planen. Zwar ist es verständlich, dass man endlich loslegen möchte. Aber in der Praxis ist eine Gründung immer noch ein Vorgang, bei dem verschiedene Stellen involviert sind. Und diese wiederum werden von Menschen bearbeitet. Dabei kann es selbstverständlich zu Verzögerungen kommen.

Das Problem mit der Komplexität

Bei einer Gründung bedeuten aber Verzögerungen meistens, dass diese Auswirkungen mehrere Planungsschritte haben. Ist zum Beispiel ein Anwalt mit der allgemeinen Planung befasst, ein Notar mit dem notariellen Gründungsvorgang und eine IHK mit der Prüfung der Firma, so basiert jede einzelne Tätigkeit auf den zu Grunde liegenden Angaben über die Gesellschaft und die Gesellschafter.

Ändert sich nun im obigen Beispiel etwas, schlägt der Notar beispielsweise Änderungen am Gesellschaftsvertrag vor. Möchte er den Gesellschaftszweck anpassen, hat das Auswirkungen auf die Tätigkeit des Anwalts, weil dieser das Gesamtbild im Kopf hat und beispielsweise einen Geschäftsführervertrag an der Satzung ausrichten muss. Das hat Auswirkungen auf die Prüfung der IHK, weil es bei ihr auf den Gesellschaftszweck ankommt.

Die Komplexität einer Gründung ergibt sich deshalb, weil mehrere Stellen (Anwalt, Steuerberater, Notar, Finanzamt, Gewerbeamt, Handelsregister, Bankberater, etc.) eingebunden sind und mit diesen parallel gesprochen wird. Änderungen bei einer Stelle haben Auswirkungen auf eine oder mehrere andere Stellen.

Zeit und Komplexität in den Griff bekommen

Was können Gründer nun machen, damit ihnen die Gründung nicht über den Kopf wächst? Ich hätte drei Vorschläge – und einen „Bonus-Vorschlag“:

1. Die Gründer sollten für die Gründung genügend Zeit einplanen. Klingt banal, aber es ist für Herz und Verstand einfacher, wenn man für eine Gründung zwölf Wochen Zeit hat, anstatt nur einer. Nicht nur hat man dann Zeit, Probleme zu durchdenken und sinnvoll zu lösen. Man hat auch insgesamt mehr Zeit, um jeden einzelnen Gründungsschritt ausreichend zu planen und vorzubereiten.
2. Die Gründer sollten die Ausgangsbasis klären. In meinen Augen ist die Ausgangsbasis im Rahmen einer Gründung der Gesellschaftsvertrag. An diesem hängt alles – vom Notar-Termin über die Prüfung der Zulässigkeit der Firma bis hin zu steuerlichen Folgen. Deshalb: Gesellschaftsvertrag formulieren und dann die weiteren Schritte auf diesem Vertrag aufbauen.
3. Die Gründer sollten sich auf einen Projektleiter einigen. Die Durchführung einer Gründung ist letztendlich ein Projekt mit diversen einzelnen Faktoren wie Terminen, Personen, etc. Diese Faktoren müssen koordiniert werden – am besten von einer verantwortlichen Person. Jedoch sind meistens mehrere Personen involviert, die während des gesamten Vorhabens Auskünfte erteilen. Sei es, dass der Steuerberater Tipps für den Umgang mit dem Notar gibt, oder der Notar Formulierungen für den Gesellschaftsvertrag zur Verfügung stellt. Aus der Praxis kann ich sagen, dass es die Herausforderungen für Gründer überschaubarer macht, wenn diese eine Person haben, die den Überblick behält und als verbindlicher Ansprechpartner zur Verfügung steht. Diese Person sollte sinnvollerweise Ahnung haben, was alle Beteiligten grundsätzlich im Rahmen einer Gründung beitragen. Das kann durchaus ein Anwalt sein, muss aber nicht.

Der Bonus-Vorschlag lautet: Eine Gründung kann Gründern schnell über den Kopf wachsen, weil es doch einiges zu bedenken und zu beachten gibt. Ein Sparringspartner, ein Mentor, ein guter Freund, mit dem man auftretende Herausforderungen bespricht, kann helfen, dass der Blutdruck wieder sinkt.

Hey, eine Gründung soll positive Aufregung erzeugen und keinen Herzanfall!

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