Digitale Nomadenberufe im Profil: Was macht eigentlich ein Virtual Assistant?

Viele Wege führen zu einem Leben als digitaler Nomade. Doch solche Binsenweisheiten helfen wenig, wenn keiner weiß, welche Wege das denn nun eigentlich sind! Deshalb stellen wir euch ab sofort in loser Reihe Berufe vor, mit denen auch ihr schnell digitale Nomaden werden könnt. Diesmal im Profil – der virtuelle Assistent.

Der Weg zur Vier-Stunden-Woche? Virtuelle Assistenten

Der Begriff stammt – wie könnte es anders sein – aus dem Englischen. Virtual Assistant oder Virtual Personal Assistant, kurz VA oder VPA genannt, sind die digitalen schweizer Taschenmesser. Sie helfen Unternehmern, Firmen oder vielbeschäftigten Menschen dabei, zeitraubende Aufgaben zu erledigen. Ein Beispiel: Einer meiner Airbnb Gastgeber war so überfordert mit der Leitung seiner eigenen Firma und der Koordinierung seiner Airbnb-Termine, dass er eine VA anheuerte, die nun sein komplettes Airbnb-Profil managt. Er hatte plötzlich mehr Zeit und die Gäste wurden besser betreut. Win-Win.

So könnte man die virtuellen Assistenten auch als Zeitfreischaufler bezeichnen. Doch auch wenn das Konzept des persönlichen Helfers schon seit Jahrhunderten existiert, virtuelle Assistenten im Internet gibt es erst seit den 1990er Jahren und so richtig bekannt ist der Beruf seit 2007. Hier veröffentlichte Nomaden-Guru Timothy Ferris sein Buch The 4-Hour Workweek und erklärte der Welt, wie man es denn eigentlich hinbekommt, nur vier Stunden pro Woche zu arbeiten: Mit der Hilfe von virtuellen Assistenten.

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Die digitalen Mädchen für alles

Was genau machen nun virtuelle Assistenten? Kurze Antwort: Alles! Es gibt virtuelle Assistenten, die die Programmierung von Webseiten übernehmen. Andere wiederum schreiben Blogeinträge für ihre Kunden. Wieder andere kümmern sich um die Finanzplanung, fertigen Übersetzungen an oder sie erledigen alle anfallende Korrespondenz. Die Liste ist schier endlos. Virtuelle Assistenten können schlichtweg jede Aufgabe übernehmen, die ihre Kunden entlastet.

Bei Vera Ruttkowski reicht das von der Bearbeitung von Podcasts über die Betreuung von Blogs bis hin zur Finanzverwaltung. Auf ihren digitalen Nomadenjob als virtuelle Assistentin ist sie – wie viele von uns – durch Zufall gestoßen. Sie lebte damals auf Teneriffa und war auf der Suche nach einem flexiblen Onlinejob: „Ich hatte es sogar erst mit einem festen Job probiert, aber ich habe das genau einen Monat lang durchgehalten. Dieser monotone Arbeitstag von 8 Uhr früh bis 17 Uhr nachmittags war einfach nichts für mich.“ Ein flexibleres Arbeitsmodell musste also her. Das fand Vera Ruttkowski dann bei der Agentur Mein Virtueller Assistent, wo sie diesen Begriff dann auch zum ersten Mal hörte. Wie der Zufall dann so spielt, war einer ihrer ersten Kunden ein digitaler Nomade – Sebastian Canaves. Auch dieses Lebenskonzept war für Ruttkowski damals noch völlig unbekannt und so eröffnete sich ihr ein völlig neuer Lebensweg.

Quelle: Vera Ruttkowski

„Wo sonst wird man fürs Lernen bezahlt?“

Das ist nun gut zwei Jahre her und mittlerweile hat Vera Ruttkowski sich selbständig gemacht und zu ihren Kunden gehören zahlreiche digitale Nomaden, wie zum Beispiel die beiden DNX-Gründer Marcus Meurer und Felicia Hargarten. Ihr Job als virtuelle Assistentin hat Ruttkowski aus ihrem drögen Arbeitsalltag heraus und mitten in die lebendige Nomaden-Community hinein katapultiert.

Daher glaubt sie, dass dieser Beruf sich besonders gut für Menschen eignet, die ins digitale Nomadenleben einsteigen wollen: „Man kann auf dem Level einsteigen, auf dem man ist und so nach und nach sein Aufgabenfeld erweitern.“ Dafür empfiehlt Ruttkowski sich am Anfang eine Liste zu machen: Was kann ich und was kann ich mir selbst leicht beibringen? Daraus können dann auch Einsteiger sehr schnell ein attraktives Portfolio für potentielle Kunden erstellen. „Man muss natürlich auch bereit sein, neue Dinge zu lernen – aber gerade das finde ich sehr spannend. Wo sonst wird man fürs Lernen bezahlt?!“

So war Vera Ruttkowski am Anfang auch sehr breit aufgestellt und bot viele Dienste an. Mit wachsendem Kundenstamm begann dann das Aussortieren: „Es gibt mittlerweile einige Aufgaben wie zum Beispiel die Arbeit mit Excel-Tabellen, die ich nicht so gerne mache und an andere abgebe. An virtuelle Assistenten für die virtuelle Assistentin, sozusagen. Ich finde es aber wichtig, am Anfang erstmal alles auszuprobieren. Dabei merkt man auch oft erst, wo die eigenen Stärken und Schwächen liegen und dass einem eine Arbeit Spaß macht, die man vorher vielleicht gar nicht kannte.“

Die VA-Schizophrenie

Gerade das Wachsen mit einer Aufgabe empfindet Vera Ruttkowski als einen der schönsten Teile ihrer Arbeit. Offenheit sollte daher jeder mitbringen, der als virtueller Assistent arbeiten möchte. Daneben müssen virtuelle Assistenten zuverlässig, diszipliniert und gut organisiert sein. Gerade das eigene Zeitmanagement fiel Ruttkowski am Anfang schwer: „Ich bin immer von Kunde zu Kunde gehüpft und habe 10 Minuten an einem Projekt gearbeitet, dann wieder 10 Minuten an einem anderen. Das war nicht besonders produktiv und auch sehr ermüdend. Jetzt richte ich mir feste Stundenblöcke für die Kunden ein, sodass ich dann wirklich nur auf eine Sache konzentriert bin und so viel fokussierter arbeiten kann.“

Ein weiteres Problem, von dem auch andere virtuelle Assistenten ein Liedchen singen können, ist die VA-Schizophrenie: „Ich habe aktuell 15 E-Mail Konten, die ich alle für unterschiedliche Kunden betreibe, hinzu kommen fünf verschiedene Slackteams. Da kann man mit der eigenen Identität manchmal schon durcheinander kommen. Besonders schön ist es, wenn zwei meiner Kunden zusammenarbeiten und ich dann eine E-Mail an mich selbst schicke.“

Um hier nicht völlig durcheinander zu kommen, nutzt Vera Ruttkowski natürlich auch digitale Tools wie Google Drive, Dropbox und ihr persönliches Lieblingstool – Trello.  Doch die eigentliche Technik, die sie für ihre Arbeit benötigt ist sehr überschaubar: ein Macbook, Kopfhörer und eine externe Tastatur. Das macht es natürlich auch für Einsteiger sehr einfach, als virtuelle Assistenten von überall zu arbeiten.

Kundengewinnung für virtuelle Assistenten: Agentur, Jobportale oder Selbständigkeit?

Es gibt dabei drei Wege, um Kunden zu gewinnen: Man kann seine Dienste auf Onlinestellenbörsen wie Upwork oder Fivverr anbieten, man kann direkt mit einer Agentur zusammenarbeiten oder man kann sich selbstständig machen. Für den Anfang empfehlen viele erfahrene virtuelle Assistenten tatsächlich den Weg über eine Agentur. Der Verdienst ist zwar nicht so hoch, doch man bekommt schnell Kunden zugeteilt und kann so sehr zügig sein erstes Geld verdienen und Erfahrung sammeln.

Wie viel Geld ihr als virtuelle Assistenten verdienen könnt, hängt natürlich stark von euren Skills und der konkreten Arbeit ab. Einfache Aufgaben beginnen oft bei 15 Euro und für hochspezialisierte Arbeiten verlangen einige VA auch mal 100 Euro oder mehr pro Stunde. Auch wenn in Deutschland die Nachfrage nach virtuellen Assistenten noch nicht so hoch ist wie in den USA oder in Großbritannien – auch hier zeigt der Trend nach oben.

Virtual Assistant: Ein Beruf auf dem Vormarsch

Denn auch für Kunden gibt es viele Vorteile, virtuelle Assistenten zu beschäftigen: Sie können die VA punktuell und je nach Bedarf nutzen und müssen so keine teuren Löhne wie bei fest angestellten Assistenten bezahlen, auch wenn sie die Dienste ihrer Assistenten nicht nutzen. Hinzu kommt, dass virtuelle Assistenten einem lästige und zeitraubende Aufgaben abnehmen, sodass man sich auf die Dinge fokussieren kann, die einem Spaß bereiten und das eigene Unternehmen voran bringen.

Um die Vorteile der VA auch in Deutschland bekannter zu machen, arbeitet Vera Ruttkowski derzeit an einer Plattform speziell für virtuelle Assistenten. Doch damit nicht genug! Vera Ruttkowski möchte anderen den Einstieg in das Arbeitsfeld der virtuellen Assistenten erleichtern und hat dafür gemeinsam mit ihrer Kollegin Tanja Baumann die VA-Fabrik gegründet, eine Akademie für angehende virtuelle Assistenten. Warum ? Weil Vera Ruttkowski ihre Arbeit liebt und sie diese Freude so vielen Menschen wie möglich vermitteln möchte!