Lohnt sich die Cloud für Freelancer, Webworker und digitale Nomaden? Teil 1

Wenn ihr wie ich ständig unterwegs seid und dabei immer neue Daten auf euren Laptops anhäuft, stellt sich irgendwann mal die Frage: Wohin eigentlich damit? Laptop-Speicher ist begrenzt und 10 externe Festplatten sind auf Reisen wahrscheinlich auch nicht besonders praktisch.

Die einfache Lösung scheint ja die Cloud zu sein, also das Speichern eurer Dateien auf einer Plattform im Internet auf die ihr von überall und von allen Geräten aus zugreifen könnt. Doch wie sicher ist die Cloud? Was könnt ihr damit tun uns was nicht? Und wie hilfreich ist sie auf Reisen?

Wozu brauche ich eigentlich eine Cloud?

Bevor ihr euch aber auf die Clouds stürzt, solltet ihr euch erst darüber klar werden, ob ihr diesen Service überhaupt braucht. Denn nur weil alle in den Wolken fliegen, müsst ihr das nicht automatisch auch tun.

Für mich hat eine Cloud für digitale Nomaden vor allem drei große Vorteile: Erstens könnt ihr per Cloud Dokumente und vor allem große Dateien leicht mit anderen teilen und anschließend, wenn gewollt, auch gemeinsam bearbeiten. Auf diese Art zu arbeiten ist ja eigentlich bei vielen digitalen und ortsunabhängigen Freelancern und Unternehmern täglich Brot.

Zweitens, könnt ihr über Clouds eine Sicherheitskopie eurer lokalen Dateien (Dateien auf eurem Laptop oder Notebook) erstellen. Selbst wenn euer Laptop also im vollgestopften Chickenbus zerquetscht oder unterwegs geklaut wird, sind eure Daten dann nicht weg, sondern sie sind sicher in der Cloud verwahrt.

Der dritte Vorteil ist, dass ihr über Clouds zusätzlichen Speicherplatz schaffen könnt und damit eure Festplatte entlasten könnt – auf Reisen immer ein Plus.

Sind Clouds ein Sicherheitsrisiko?

Das ist definitiv die Gretchenfrage, wenn es darum geht, Daten in Clouds abzulegen. Sicher, im Sinne von absoluter 100%iger Sicherheit, sind eure Daten nicht. Sobald ihr das Internet nutzt, steigt einfach auch das Risiko, das andere eure Daten einsehen können. Es wäre also naiv zu glauben, euren Daten in der Cloud könne niemand etwas anhaben.

Aber ist das gleich ein Grund, um den Clouds völlig abzuschwören? Das hängt ein bisschen von eurem Sicherheitsgefühl und natürlich auch von der Art der Daten ab. Wenn wir davon ausgehen, dass es absolute Sicherheit nie gibt, könnt ihr trotzdem mit einigen Vorsichtsmaßnahmen zumindest sicherstellen, dass ihr nicht grob fahrlässig mit euren Informationen seid.

Ein Artikel der Computerwoche zeigt sehr ausführlich, auf was ihr bei den Clouds in Punkto Sicherheit achten müsst. Demnach solltet ihr:

• das Kleingedruckte lesen, um zu kontrollieren was die Cloud-Anbieter eigentlich mit euren Daten so tun

• den Standord der Cloud-Server prüfen. Je nach Land gelten hier ganz andere Gesetze in Sachen Datenspeicherung.

• euch nicht auf einen einzigen Anbieter verlassen, denn ihr könnt nie wissen, ob er nicht nächstes Jahr pleite geht und eure Daten dann plötzlich futsch sind

• auf die Sicherheitsprotokolle achten. Nach einem Test des Fraunhofer-Instituts zu Cloud-Sicherheitsprotokollen schneidet sogar Cloud-Gigant Dropbox schlecht ab.

Ich würde zusätzlich auch dazu raten, vor dem Datentransfer zu einer Cloud auf eine sichere Internetverbindung zu achten. Mein Tipp: Ladet alles, was wichtig ist über das WLAN eures Vertrauens aus hoch und nutzt nicht Verbindungen in Cafés, oder noch schlimmer, offene WLAN-Netze!

Was kann die Cloud was eine externe Festplatte nicht kann?

Wenn die Cloud also trotz aller Vorsichtsmaßnahmen nie ganz sicher sein kann, warum überhaupt Sachen darin abspeichern? Warum nicht einfach die gute, alte Festplatte weiter nutzen? Die Frage ist berechtigt. Denn es stellt sich schon die Frage: Warum eine alte, gut funktionierende Methode mit einer neuen, und weniger sicheren ersetzen?

In diesem Fall: Weil die Cloud viele Funktionen in einem Service anbietet.

Mehr Speicherplatz

Eine Cloud nutzen bedeutet in der Regel auch mehr Speicherplatz haben. In diesem Sinne sind die externe Festplatte und die Cloud sich sehr ähnlich. Anstatt aber die Dateien auf einen externen Drive zu verschieben, ladet ihr diese von eurem Computer in die Cloud (Cloud = ein schöneres Wort für Internet). Eure Daten sind also damit online gespeichert.

Der Vorteil gegenüber einer Festplatte ist, dass ihr auf diese Daten von sämtlichen Geräten und natürlich auch von jedem Ort der Welt aus zugreifen könnt.

Einfaches Teilen

Diese Methode macht es auch unendlich leichter, Dateien mit anderen Nutzern zu teilen. Egal, ob ihr Mama und Papa eure Fotos zeigen oder bei der Arbeit mit Mitarbeitern gemeinsam an Dokumenten arbeiten möchtet, die Cloud macht´s möglich.

Sobald ihr beispielsweise eure Teneriffa-Fotos in der Cloud habt, könnt ihr diesen Ordner mit Tante Luise, Onkel Werner und den Nachbarn daheim teilen, ohne dass ihr drei Stunden lang Fotos per E-mail hochladen und versenden müsst. Gerade wenn ihr große Dateien wie Videos oder eben einen Haufen Fotos verschicken möchtet, ist die Cloud die elegantere Lösung.

Für einmaliges Versenden von Dateien könntet ihr als Alternative auch Plattformen wie WeTransfer, hier ist das Datenvolumen aber in der kostenlosen Version auf 2 GB begrenzt und es hilft natürlich auch nichts, wenn ihr an einem Ort mit schlechter Interntverbindung seid.

Denn wir wissen ja alle, wie Internetverbindungen unterwegs sind – mäßig bis stürmisch. Da spart ihr euch viele Nerven, wenn ihr einfach nur einen Link verschickt oder eben einen Ordner mit einem anderen Nutzer teilt. Das macht das Teilen von Daten auch an Orten mit schlechtem Internet sehr einfach.

Doch viele von uns arbeiten natürlich auch mit anderen Webworkern zusammen. Das ist ja der ganze Sinn und Zweck des mobilen Lebens. Während ihr also in der Toskana sitzt, sind eure Mitarbeiter vielleicht in Neuseeland oder Tschechien. Über eine Cloud könnt ihr gemeinsam an einem Dokument arbeiten, ohne es umständlich zwischen fünf Mitarbeitern und drei Kontinenten per E-mail hin und her schicken zu müssen. Das macht das Arbeiten übersichtlicher und Informationen gehen so auch nicht mehr unter.

Dateien direkt aus dem Netz in der Cloud speichern

 Wenn ihr etwas aus dem Internet herunterladen wollt, gibt es in einigen Fällen die Möglichkeiten, diese Dateien direkt in eurer Cloud zu speichern, ohne diese erst auf den Laptop herunter- und anschließend wieder in die Cloud hochladen zu müssen. Etwas, das sehr praktisch ist, wenn ihr in einem Internetcafé nichts herunterladen dürft oder euch einfach das zusätzliche Herunterladen (kostet Zeit, Speicherplatz und erfordert eine gute Internetverbindung) sparen wollt.

Mit der Web-App Save Web Files könnt ihr dagegen Daten ohne diesen Umweg direkt in eurer Cloud speichern. Diese App funktioniert aber soweit ich weiß nur mit Google Drive, Dropbox und SkyDrive.

Backup eurer Dateien

Eine Cloud kann euch zudem dabei helfen, Sicherheitskopien für eure Dateien, oder wenn ihr wollt, eurer gesamten Festplatte zu erstellen. Wir wissen ja alle, wie schnell Dateien verloren gehen oder auch dem Laptop mal was passieren kann, vor allem unterwegs. Wenn aber all eure Daten zusätzlich in der Cloud gespeichert werden, müsst ihr euch darum keine Sorgen mehr machen.

Wie funktioniert dieser Backup? Alle Cloud-Dienstleister bieten auch eine Desktop-App (einige auch für´s Smartphone), mit der ihr eure Festplatte mit der Cloud verbindet. Das nennt sich Synchronisierung. Das Vorteilhalfte an der Cloud im Vergleich zur externen Festplatte ist hierbei, dass jede Änderung, die ihr an euren Dateien offline vornehmt, automatisch auch in der Cloud gespeichert wird. So habt ihr immer eine aktuelle Version eurer Daten abgesichert. Ihr habt hierbei meistens die Wahl, die gesamte Festplatte zu synchronisieren oder nur ganz bestimmte Ordner.

Zu all diesen Funktionen ein allgemeiner Ratschlag: Egal, ob ihr große Datenmengen in die Cloud hochladen möchtet oder eure Festplatte synchronisieren möchtet, tut dies am besten an einem Ort, wo ihr sicheres und schnelles Internet habt.

Die Qual der Wahl: mehr Speicherplatz oder mehr Sicherheit?

Soweit klingt die Cloud ja wirklich himmlisch, doch es gibt natürlich auch einen kleinen aber feinen Haken. Den bemerkt ihr, wenn ihr eure Dateien synchronisieren und damit absichern UND GLEICHZEITIG mehr Speicherplatz wollt. Denn sobald ihr mit einer Desktop-App Daten synchronisiert, werden diese auch lokal in einem Ordner gespeichert, den eure Cloud auf eurer Festplatte anlegt. Das heißt, dass die Synchronisierung euch Speicherplatz klaut.

Es funktioniert auch nicht, Dateien zu synchronisieren und dann von der Festplatte zu löschen, da sie dann ja auch in eurer Cloud gelöscht werden.

Ihr müsst also manuell Dateien in die Cloud per Browser hochladen. Nur dann sind sie online gespeichert und nicht an euer Gerät gekoppelt. So könnt ihr diese Dateien dann anschließend von der Festplatte löschen und mehr Speicherplatz schaffen.

Doch wie gesagt, das manuelle Hochladen braucht selbst bei Top-Speed einfach seine Zeit. Wenn es euch also nur darum geht, unterwegs Speicherplatz auf eurem Laptop freizuräumen, dann seid ihr mit einer externen Festplatte wahrscheinlich besser beraten.

Es gibt aber einige Hacks, mit denen ihr dies teilweise oder auch bei einem Cloud-Anbieter völlig umgehen könnt, dazu aber mehr beim nächsten Mal!

Cloud: ja, nein, vielleicht … ihr entscheidet!

Ich finde nach wie vor nicht, dass man als digitaler Nomade eine Cloud haben MUSS. Man kann mit externen Festplatten und Diensten wie WeTransfer auch sehr gut ohne Cloud auskommen. Es gibt aber einige spannende Features, wie das Teilen großer Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in der Cloud, die gerade für Webworker sehr interessant sind.

Welche Cloud-Anbieter ihr dabei nutzen könnt, welche besonders viel Speicherplatz bieten und welche sehr sicher sind – das und einiges mehr verrate ich euch dann in Teil 2!