Heute widmen wir uns dem Thema Steuerrecht. Das Thema betrifft Arbeitnehmer wie Selbstständige gleichermaßen. Zwar sind Unternehmer meist mehr mit dem Thema belastet als Arbeitnehmer, aber viele Regelungen gelten gleichermaßen für beide Gruppen. Gerade durch das Thema Digitalisierung war auch die Finanzverwaltung gezwungen, das Steuerrecht neuen Trends anzupassen. Ein paar aktuelle Tipps und Tricks, die man beherzigen sollte.
Digitale Unterlagen & digitale Buchführung
Bedingt durch die Digitalisierung dauerte es nicht lange und auch steuerrechtlich relevante Unterlagen wurden durch manchen Steuerpflichtigen nur noch in digitaler Form aufbewahrt. Grundsätzlich ist eine digitale Buchhaltung und Buchführung möglich. Allerdings bürdet der Gesetzgeber dem Steuerpflichtigen die komplette Verantwortlichkeit diesbezüglich auf. Wer seine Daten digital einem Steuerberater übermittelt oder auf einem externen Server lagert, ist dafür verantwortlich, dass er jederzeit auf diese Daten zugreifen kann. Bei Datenverlust kann der Steuerpflichtige die entsprechenden Belege und Dokumente nicht vorlegen, sodass er mit allen Konsequenzen zu rechnen hat. Dies bedeutet, dass gegebenenfalls Ausgaben nicht als Betriebsausgaben oder im Bereich von Werbungskosten anerkannt werden können. Gerade auch für Unternehmer bleibt es auch im digitalen Bereich bei den allgemeinen Grundsätzen, die seit jeher in der Buchhaltung zu berücksichtigen sind: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit und die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Verbuchung.
Für die Finanzämter steht die Nachprüfbarkeit von steuerlichen Sachverhalten an erster Stelle. Wer sich digitaler Hilfsmittel bedient, der muss sicherstellen, dass diese rechtskonform sind. Zum Beispiel gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit eben auch für elektronisch geführte Buchführungen. Es bedeutet, dass Veränderungen und Löschungen von und an Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und anderen Unterlagen protokolliert werden müssen. Es ist dem Finanzamt eklatant wichtig, festzustellen, welche Änderungen vorgenommen worden sind und wann. Nicht möglich ist es daher, eine Software zu nutzen, bei der ohne Überprüfbarkeit Änderungen, Löschungen oder Ergänzungen durchgeführt werden. Die Finanzverwaltung stellt eindeutig klar, dass bei digitaler Buchhaltung Maßnahmen ergriffen werden müssen, die gegen Verlust wirken und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen schützen.
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Steuerrecht: Digital ist möglich, aber auf eigene Gefahr
Weiterhin hat das Bundesfinanzministerium mitgeteilt, dass es keine Positivtestate der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ausstellen wird. Man kann also nicht das Finanzamt bitten, die ordnungsgemäße digitale Buchführung zu prüfen und zu bestätigen. Daher ist auch Vorsicht geboten, wenn Dritte solche Zertifikate oder Testate ausstellen. Diese sind gegenüber der Finanzverwaltung nicht bindend. Erkennt die Finanzverwaltung Mängel in der digitalen Buchführung, so bleibt nur der Weg, den Aussteller der Zertifiakte oder Testate in die Haftung zu nehmen. Allerdings gelten die im Steuerrecht üblichen, sehr hohen Anforderungen an die zu erfüllenden Pflichten. Es stellt sich daher die Frage, inwieweit ich überhaupt Unternehmen vertrauen darf, die solche Zertifikate und Testate ausstellen. Hier wird es sicher darauf ankommen wie diese Zertifikate und Testate beschrieben sind und wer letztlich der Aussteller ist.
Grundsätzlich ist es auch möglich, eine Vielzahl von steuerrelevanten Dokumenten einzuscannen und digital aufzubewahren. Hierbei muss aber sichergestellt sein, das jederzeit auf die Daten zugegriffen werden kann. Die Finanzbehörden haben das Recht, im Rahmen einer Prüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das jeweilige Programm hierbei zu nutzen. Auch hat sie das Recht, dass ihr die Daten auf einem Datenträger ausgehändigt werden.
Auch das Thema Bitcoin bleibt ein Dauerbrenner. Die Steuerverwaltung ordnet Bitcoins als virtuelle Währung ein, der allerdings die staatliche Anerkennung fehlt. Mittlerweile wurde durch den EuGH festgestellt, dass der An- und Verkauf von Bitcoins keine Umsatzsteuerpflicht auslöst. Die Bitcoins werden hier wie ein gesetzliches Zahlungsmittel behandelt, bei dessen An- und Verkauf auch keine Umsatzsteuer anfällt.
Einordnung von Ingenieuren und Informatikern als Freiberufler
Ein ständig wiederkehrendes Thema ist auch die Frage, ob eine gewerbliche oder eine freiberufliche Tätigkeit vorliegt. Dies gilt auch für die Frage, ob Software-Ingenieure freiberuflich oder gewerblich tätig sind. Der Bundesfinanzhof hat hierzu festgestellt, dass ein IT-Ingenieur, der als Systemadministrator tätig ist, durchaus Freiberufler ist. Auch die Tätigkeit im Bereich EDV-Beratung und Software-Entwicklung wurde vom Bundesfinanzhof als freiberufliche Tätigkeit angesehen. Ebenso kann ein Autodidakt, der über Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt, die in Breite und Tiefe denen eines Diplom-Informatikers entsprechen, einen freien Beruf ausüben. Es kommt hierbei darauf an, dass er zum Beispiel Betriebs-und Datenübertragungssysteme einrichtet und betreut. Es geht also nicht darum, dass man einen Abschluss als Diplom-Informatiker (oder einen vergleichbaren Abschluss) hat, sondern um einen gleichen Wissens- und Fähigkeitenstand.
Steuerrecht: Private Geburtstagsfeier steuerlich absetzbar?
Zuletzt noch etwas kurioses aus dem Steuerrecht: Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz hat entschieden, dass die Kosten einer Geburtstagsfeier, zu der ausschließlich Arbeitskollegen eingeladen sind, als Werbungskosten abziehbar sind. Damit ist nicht jede private Geburtstagsfeier steuerlich absetzbar, aber eine Geburtstagsfeier für das eigene Unternehmen schon. Wer z.B. eine Geburtstagsfeier im Unternehmen durchführt und dabei eben auch nur Arbeitskollegen einlädt, der kann diese Kosten steuerlich geltend machen. Die Bewirtungskosten – so das Finanzgericht – können als Werbungskosten abgezogen werden, weil die Feier beruflich veranlasst gewesen sei.
Ein Geburtstag stelle zwar ein privates Ereignis dar. Der Geschäftsführer habe allerdings keine privaten Freunde oder Verwandten eingeladen, sondern nur Personen aus dem beruflichen Umfeld. Die Veranstaltung sei in Räumen des Arbeitgebers und während der Arbeitszeit durchgeführt worden. Der Kostenaufwand (pro Person 35 Euro) liege zudem deutlich unter dem Betrag, den der Kläger für seine Feiern mit privaten Freunden und Familienmitgliedern ausgegeben habe. Bei der gebotenen Gesamtwürdigung sei deshalb von beruflich veranlassten Aufwendungen auszugehen. Gegen das Urteil hat die Steuerverwaltung Nichtzulassungsbeschwerde beim BFH eingelegt.
In der wöchentlichen Kolumne Boris berät beantwortet euch Rechtsanwalt Boris Burow eure Fragen zum Thema Internet-, IT- und Social-Media-Recht. Fragen? Immer her damit!
Vielen Dank für diesen Artikel. Ich finde wenn ein Zweifel besteht ob man sich jetzt als Freiberufler oder Angestellten sieht, sollte man auf jeden Fall einen Steuerberater konsultieren. Wie man im Englischen so schön sagt „Better safe than sorry!