Inside: BASIC thinking (Teil I) – So organisieren wir uns mit Slack

Wir beschäftigen uns als Online-Magazin jeden Tag mit dem Internet, mit Social Media, mit Tools, Software, Programmen und digitalen Vorgängen. Zeit, euch mal einen Blick hinter die Kulissen zu gewähren und mit der Serie „Inside: BASIC thinking“ all die kleinen digitalen Helferlein vorzustellen, die uns tagtäglich die Arbeit erleichtern. Los geht es mit der Herausforderung der Dezentralität und dem Austausch mit Slack. // von Tobias Gillen

Vielleicht erst einmal ein paar Fakten: BASIC thinking hat seinen Standort seit dem ersten Verkauf Mitte 2009 in Köln. Daran änderte sich nun durch den zweiten Verkauf im Mai diesen Jahres nichts, weil ich passenderweise auch aus Köln komme. Insgesamt arbeiten, wie auf unserer Redaktionsseite zu sehen, inzwischen über ein Dutzend tolle Menschen an der Seite.

Während Ekki und ich hier in Köln wohnen, kommt Jürgen aus Mainz, Sandra aus München, Dennis aus Stuttgart, Felix aus Berlin – und so weiter. Man sieht also: Für den Betrieb eines Online-Magazins braucht es nicht zwingend eine Redaktion an einem Ort. Mit unseren heutigen Möglichkeiten können wir locker von überall auf der Welt berichten und unsere Texte veröffentlichen.

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Probleme bei Kommunikation per E-Mail

Die Frage ist nun aber: Wie organisiert man das? Bei einem Büro, in dem sich jeden Tag alle gegenüber sitzen, ist das weniger problematisch. Da weiß jeder, wo der andere ist, da sind die Wege kurz, da spricht man sich ab. Bei uns geht das so natürlich nicht ohne weiteres. Bis vor ein paar Wochen lief daher unsere Hauptkommunikation – bis auf Telefonate hier und da – über die gute alte E-Mail ab. Darüber wurde diskutiert, Themen abgesprochen, Links ausgetauscht, Feedback verteilt, Rechnungen gestellt – ihr wisst schon.

Das Problem bei der E-Mail ist allerdings, dass man dort meistens nur von Person A zu Person B (und umgekehrt) kommuniziert. Natürlich kommt es vor, dass mal ein großer Verteiler aufgemacht wird und dazu dann von jedem Angesprochenen eine Antwort zurück kommt, aber sind wir ehrlich: eine richtige, fruchtbare Kommunikation kommt darüber nicht zustande. Das Gleiche gilt für Telefonate: Natürlich können wir Konferenzen schalten, aber wann bekommt man schon mal alle an einen Tisch, bzw. Hörer? Eher selten.

Und dann kam Slack…

Eine andere Lösung musste also her. Gruppen bei WhatsApp, iMessage oder Facebook? Viel zu unübersichtlich und außerdem nur teilweise auch am Desktop zu nutzen. Da kam das Hype-Tool schlechthin in den vergangenen Monaten, Slack, genau richtig. Hinter Slack steht unter anderem Stewart Butterfield, Co-Gründer von Flickr. Butterfield und sein Team haben sich zur Aufgabe gemacht, die berufliche Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu vereinfachen – und es grandios gemeistert.

Doch von vorne. Bei Slack – wir nutzen es in der kostenlosen Variante – gibt es drei verschiedene Hauptbereiche. Das sind a) die Channels, b) die Direktnachrichten und c) die privaten Grupen. Die Channels sind sowas wie Chatrooms, die zu einem bestimmten Thema benutzt werden können. Hier haben alle sieben Mitglieder Zugriff drauf. Hier haben wir einen für alles Allgemeine, einen für alle Rechnungsangelegenheiten, einen für alles Technische und einen für Themenvorschläge.

Teambuilding mit Slack

Das ordnet die Unterhaltungen schon einmal grob in ihre Bereiche. Innerhalb des Chats kann man – wie man das von Twitter kennt – die anderen direkt mit @Name ansprechen oder in einem Beitrag verlinken. Das Verständnis für Slack ist dabei bei allen Teammitgliedern fix gereift. Eine Befürchtung von mir war anfangs, dass wir nicht so recht reinfinden würden in diese neue Form der Kommunikation.

Aber es hat sich schnell gezeigt, dass alle drei Bereiche häufig genutzt werden, dass plötzlich neue Aspekte angesprochen werden, an die der Einzelne – sonst meistens per E-Mail nur im Austausch mit mir – nicht gedacht hätte und dass sich ein richtiges Team gebildet hat.

Über die Direktnachrichten kann man untereinander mit jedem einzelnen Mitglied schreiben und in den privaten Gruppen kann man sich in kleineren (Projekt-)Gruppen zusammenfinden, hier etwa zwischen Jürgen, Sandra und mir zum Hangout zu unserem E-Book „START-UP!„.

Unzählige zusätzliche Erweiterungen

Fernab der Kommunikation hat Slack aber auch noch einiges mehr unter der Haube. Etwa die Funktion, Bilder und Dateien zu kommentieren, alle hochgeladenen Anhänge auf einen Blick abzurufen oder über Schnittstellen zu diversen Diensten das Angebot zu erweitern.

Kurze Auswahl: Über RSS kann man einen RSS-Feed in einen Channel laufen lassen, über Twitter kann man alle Tweets an einen Twitter-Account auslesen lassen (hilfreich etwa bei Kundensupport-Accounts) und über Mailchimp kann man sich über seine Newsletter auf dem Laufenden halten lassen. Die Liste ist aber ewig lang – für jedes Team sollte hier etwas dabei sein.

Und so ist es wohl wenig überraschend, dass wir ziemlich zufrieden mit Slack sind und die App kaum mehr missen möchten. Vor allem deswegen nicht, weil sie auf so ziemlich jedem Gerät und jeder Plattform läuft, die es gibt. Und wenn nicht, dann läuft es immernoch problemlos im Browser.

Nicht alles Gold, was glänzt

Natürlich ist bei Slack nicht alles Gold, was glänzt. Es gibt durchaus einige Punkte, die negativ auffallen, wenngleich es sicher Luxusprobleme sind. Etwa, dass Slack nur auf Englisch verfügbar ist und dass die Menüführung (also die Einstellungsmöglichkeiten) wirklich eine Katastrophe ist.

Die Vorteile mal in der Übersicht:

• Slack fördert den Austausch im Team
• Slack ist übersichtlich und erlaubt lange Diskussionen
• Slack bietet einen großen und erweiterbaren Funktionsumfang
• Slack ist genau auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten
• Slack ist auf allen Geräten und Plattformen nutzbar

Zudem natürlich die Nachteile:

• Slack ist nur auf Englisch
• Die Menüs sind gewöhnungsbedürftig
• Die Ladezeiten sind teils sehr lang
• Der Prozess bis zum fertigen Slack für das Team dauert ewig

Fazit: Slack ist fester Bestandteil geworden

Insgesamt überwiegen für uns die Vorteile und wir nutzen Slack inzwischen täglich. Auch, wenn wir nicht der Meinung sind, dass Slack die E-Mail ablösen wird, wie das vielerorts diskutiert wird. Slack ist vielmehr eine angenehme Ergänzung für all jene Anwendungsfelder, die die E-Mail nicht lösen kann.

So weit also zum ersten Teil unserer kleinen „Inside: BASIC thinking„-Reihe, die einen kleinen Blick hinter die Kulissen bei BASIC thinking bieten möchte. Aber natürlich interessieren uns auch eure Tool-Empfehlung für die Kommunikation im Team. Nutzt ihr Slack? Und wenn ja: Wie? Oder habt ihr eine ganz andere Empfehlung? Lasst es uns gerne unten wissen!